Jak nakládat s pohledávkami

Obsah

• stupně
• Část 1 Definování úvěrových praktik
• Část 2 Fakturační zákazníci
• Část 3 Sledování pohledávek
• Část 4 Použijte metody účtování pohledávek

V tomto článku: Definování úvěrových postupůVýrobní zákazníciSledování účtů pohledávekPoužijte účty pohledávek účetních metod22 Reference

Pokud vlastníte úvěrovou instituci a poskytujete úvěr svým zákazníkům, je důležité definovat postupy pro obchodní pohledávky. Zákaznický kredit je, když umožníte zákazníkovi přijmout službu nebo okamžitě zaujmout produkt výměnou za příslib, že vám zaplatí později. Jinými slovy, dovolíte mu, aby převzal vlastnictví vašich produktů dříve, než vám dokonce zaplatí. Pokud přijímáte kreditní karty, vydávající společnost řídí rizika. V případě, že zákazníci musí platit šekem nebo v hotovosti, musíte zkontrolovat platby a řídit rizika. Nakládání s pohledávkami z obchodního styku spočívá v nastavení postupů pro půjčování úvěru, generování faktur, vedení výpisů splatných a přijatých plateb a provádění účetních funkcí.

stupně

Část 1 Definování úvěrových praktik

1. 
   

   
   Vypracovat postup žádosti o úvěr. Zjistěte, zda chcete dát úvěr jednotlivcům nebo pouze společnostem. Požádejte všechny své klienty, aby vyplnili žádost a posoudili jejich bonitu. Zkontrolujte účty všech žadatelů o úvěr.
   • Jednotlivci musí uvést své jméno, kontaktní informace, informace o zaměstnání a číslo sociálního zabezpečení.
   • Podniky musí poskytnout své obchodní jméno, kontaktní informace pro své účetní oddělení, úvěrovou historii od jiných společností a jména svých ředitelů.

2. 
   

   
   
   
   Stanovte obecné podmínky prodeje. Vypracujte dokument vysvětlující vaše potřeby a povinnosti klienta. Určete také datum splatnosti plateb. Můžete například uvést, že platby musí být provedeny do 30 dnů od nákupu. Určete částku úroku splatného za pozdní platbu. Označte, že klient bude muset zaplatit poplatky za vrácené šeky nebo inkaso pohledávek.
   • Žadatelé o úvěr musí být schopni podepsat formulář, aby se ujistili, že si přečetli ustanovení a porozuměli jim.

3. 
   

   
   Dodržujte zákony o spotřebitelském úvěru. Spotřebitelský úvěr je smlouva, na základě které věřitel poskytuje dlužníkovi (jednotlivcům nebo finančním společnostem) vratnou částku na financování nákupu zboží a služeb. Ve Francii provedl zákon z Lagarde reformu spotřebitelského úvěru s cílem chránit spotřebitele. Tento zákon ukládá věřitelům nové povinnosti. Zde jsou některá ustanovení, která tento zákon stanoví.
   • Věřitelé by neměli žádným způsobem inzerovat, že úvěr zlepšuje situaci klienta.
   • Věřitel si může vybrat pojištění, které mu nejlépe vyhovuje.
   • Úvěrové instituce jsou povinny kontrolovat bonitu dlužníka a zajistit, aby dlužník nebyl zaregistrován v souboru FICP.
   • Další informace o zákonech upravujících spotřebitelské úvěry naleznete v tomto článku.

Část 2 Fakturační zákazníci

1. 
   

   
   
   
   Pochopte, co je to účet. Faktura je doklad, který kupující obdrží od prodávajícího v době prodeje. Podrobně popisuje produkty a služby, které byly prodány, jejich náklady a datum, kdy se očekává platba. Faktura se liší od potvrzení. Potvrzení o nákupu se vydává pouze v případě, že zákazník při nákupu zaplatí v plné výši. Pokud zaplatí později nebo střídavě, musíte mu vystavit fakturu.
   • Faktura se liší od výpisu. Zákazníkovi je zaslán výpis s jednou nebo více současnými fakturami a určuje celkovou splatnou částku. Jeho hlavní úlohou je zjednodušit fakturační proces.

2. 
   

   
   Vyberte způsob fakturace. K dispozici jsou dvě možnosti: vy můžete vystavit faktury sami nebo najmout společnost, aby to udělala. Pokud právě začínáte, udělejte to sami. Budete si moci prohloubit své znalosti o financích vaší společnosti. Později můžete tuto úlohu předat jiné osobě.

3. 
   

   
   Uveďte všechny důležité informace na faktuře. Jasně napsat slovo účet. Přiložte informace k identifikaci zákazníka a produktů nebo služeb, které byly poskytnuty. Nezapomeňte jasně uvést své jméno, název své obchodní jednotky a adresu, na kterou mají zákazníci zasílat platby.
   • Ke každé faktuře přiřaďte jedinečné číslo.
   • Jasně uveďte datum.
   • Uveďte jméno a adresu klienta a také název a adresu vaší společnosti.
   • Jasně uveďte zakoupené produkty nebo služby a datum nákupu.
   • Uveďte splatnou částku a datum splatnosti platby.

4. 
   

   
   Vyberte, zda chcete vystavovat elektronické nebo papírové faktury. Můžete zasílat papírové faktury poštou, elektronické faktury e-mailem nebo obojí. Zákazníci by měli uvést, jak by chtěli dostávat účty. Elektronická fakturace je výhodnější a levnější než fakturace na papíře. Někteří zákazníci však neradi zveřejňují finanční informace online. Kromě toho, pokud zákazník změní e-mailovou adresu, můžete mít potíže s jeho kontaktováním.

5. 
   

   
   Zkuste k účtu připojit obálku s odpovědí. Zákazníci budou moci posílat své platby snadněji. Zadejte svou adresu přímo na obálce. Pokud si přejete, vezměte si obálku z okna, vytiskněte svou adresu na faktuře a požádejte zákazníka, aby se ujistil, že se v okně zobrazuje vaše adresa. Pokud zákazník obvykle platí online nebo osobně, poznamenejte si to. Pokud zákazník nechce dostávat obálku s odpovědí, uložte tyto náklady.
   • Pro usnadnění platebního procesu vytvořte systém přímého vkladu, který automaticky odečte fakturované ceny pohledávek. Obecně je snadné takový systém nastavit prostřednictvím svých bank.

Část 3 Sledování pohledávek

1. 
   

   
   Rozhodněte se pro systém správy dluhů. Můžete preferovat offline systémy manuálního zadávání dat pomocí Excelu. Pokud však vaše společnost roste, můžete automatizovat proces správy pomocí softwaru pro správu dluhů, jako jsou QuickBooks. Můžete také použít webové finanční nástroje pro správu, jako je Mint nebo FreshBooks.

2. 
   

   
   Použijte ruční systém hlášení kreditů. Budete mít možnost připravit tabulku v Excelu. Vytvořte sloupce pro datum, jméno zákazníka, dlužnou částku, číslo faktury a datum platby. Zadejte informace do grafu a odešlete své účty a přijímejte platby.
   • Budete muset vytvořit šablonu faktury a použít ji k vystavení všech vašich faktur.
   • Uchovávejte soubor pohledávek a složku placených faktur.
   • Neuhrazené faktury jsou uloženy v souboru pohledávek.
   • Jakmile jsou faktury uhrazeny, vymažte je přímo ze souboru pohledávek a vložte je do složky placených faktur.

3. 
   

   
   Sledujte pohledávky pomocí softwaru. Pokud používáte účetní software s možností pohledávek, můžete jej použít pro snadné sledování splatných faktur a plateb. V systému můžete přímo upravovat informace o zákazníkovi a prodeji. To vám umožní automaticky generovat papírové a elektronické faktury. Pokud systém používá internet, můžete odesílat faktury přímo zákazníkům prostřednictvím e-mailu. Máte možnost spustit přehled, který vám řekne, které faktury jsou stále nevyrovnané, takže pro placené a nezaplacené faktury nemusíte uchovávat samostatné papírové soubory.
   • S účetním softwarem můžete také klasifikovat faktury v chronologickém pořadí. Tento proces spočívá v oddělení nezaplacených faktur podle počtu dní opožděné platby, což vám umožňuje použít zásadu inkasa, která stanoví určitá opatření v případě opožděné platby do 30, 60 nebo 90 dnů.

4. 
   

   
   Vydávejte klientům měsíční výpisy z účtu. Výpis z účtu se liší od faktury. Vydává se jednou měsíčně a uvádí všechny částky, které zbývají na starých fakturách. Výpis z účtu rovněž uvádí přijaté platby. Tento dokument konečně označuje veškerý převedený zůstatek, který zůstává nezaplacený. V případě nesplacených účtů by měl být zaveden systém pro identifikaci, sledování a vymáhání nesplacených účtů.

Část 4 Použijte metody účtování pohledávek

1. 
   

   
   K automatizaci procesu použijte účetní software. Účetní software vám umožní nejen vytvářet faktury, ale také automaticky nastavovat měsíční finanční výkazy. Výhodou takové automatizace je, že vám ušetří spoustu času a usnadní vám práci, spíše než manuální zadání stejných informací více než jednou. Další výhodou tohoto systému je, že při zadávání různých částek nebo informací o různých přehledech máte méně chyb.

2. 
   

   
   Udělejte prohlášení o prodeji služeb na úvěr. Nejprve připsejte na prodejní účet částku za službu. Poté inkasujte pohledávky za stejnou částku. Když klient zaplatí, odečte na běžný účet zaplacenou částku. Poté připsejte na účet zákazníka stejnou částku.
   • Předpokládejme, že zákazníkovi za poskytnutí služby zašlete účet ve výši 5 000 $.
   • Potvrďte debetní vklad ve výši 5 000 EUR z pohledávek. V rozvaze se zvyšují pohledávky, které se objevují v aktivu.
   • Strávit psaní na úvěr ve výši 5 000 € za prodej. Zvýšení prodeje v účetní závěrce.

3. 
   

   
   Udělejte prohlášení o prodeji zboží na úvěr. Nejprve vložte do deníku položky deníku, abyste zaznamenali prodej a související pohledávky. Stejně jako jste to udělali pro službu, musíte úvěrovat prodejní a obchodní pohledávky. Pak zvažte snížení zásob prodaných zákazníkovi jako nákladů a uložení.
   • Předpokládejme, že jste provedli obchodní transakci ve výši 10 000 $, ve které jste zákazníkovi prodali zboží v hodnotě 7 000 $.
   • Splňte úvěrový vstup ve výši 10 000 EUR z prodeje a vklad ve výši 10 000 EUR z pohledávek.
   • Poté napište na vrub prodaného zboží debet ve výši 7 000 EUR. Jedná se o náklad v účetní závěrce. Poté do účtu inventáře zapište kredit ve výši 7 000 $. Nedostatek zásob se v rozvaze snižuje o 7 000 EUR.

4. 
   

   
   Zveřejněte špatné dluhy. Nejlepší způsob rozpoznání nedobytných pohledávek je odhadnout počet nezaplacených faktur, které se každý měsíc hromadí v účetních zápisech. Touto technikou je možné zaznamenat špatné dluhové výdaje ve stejném měsíci, ve kterém byly vystaveny faktury.Je to v souladu se zásadou usmíření, podle níž musí být všechny výdaje vykázány ve stejném měsíci jako výnosy, které byly vytvořeny.
   • Pokud neshromažďujete nedobytné pohledávky a jednoduše očekáváte, že budete účtovat nedobytné pohledávky, když zákazník nezaplatí, porušuje to zásadu usmíření.
   • Pokud například odhadnete, že faktura ve výši 40 000 EUR nebude zaplacena do jednoho měsíce, pokračujte v registraci nákladů ve výši 40 000 EUR na účtu nedobytných pohledávek. Ve finančním výkazu se zobrazí jako výdajová položka.
   • Kromě toho do rozvahy zaúčtujte na účet opravných položek účetní zápis úvěru ve stejné výši.
   • Pokud identifikujete účty, které zůstanou nezaplaceny, stačí vybrat peníze z účtů se špatnými dluhy a z úvěrových účtů.

5. 
   

   
   Zaúčtujte slevy za včasnou platbu. Pokud poskytnete slevu na zálohu, zákazník zaplatí méně, než je celková částka na faktuře. Poté spready uložte jako snížení zisku na účtu slev z prodeje. To vám umožní zkontrolovat nesrovnalosti ve výkazu zisku a ztráty.
   • Předpokládejme, že zákazníkovi pošlete účet ve výši 1 000 $ a poskytnete mu 10% slevu nebo 100 EUR za zaplacení o 10 dní dříve. Tento zákazník však platí pouze 900 EUR.
   • Předejte vklad ve výši 1 000 EUR na pohledávky.
   • Debetujte 900 € za prodej a 100 € za prodejní účet.

6. 
   

   
   Připravte historický výpis obchodních pohledávek. Tato zpráva vám poskytne podrobnosti o všech nezaplacených fakturách. Je strukturována tak, aby ukazovala, jak staré účty jsou. Například mohou existovat sloupce pro aktuální účty, ty s opožděnou platbou 0 až 15 dní, 16 až 30 dnů, 31 až 45 dní a více než 45 dnů. Můžete jej použít k odhadu špatného dluhu. Tento přehled můžete také použít k identifikaci faktur, které vyžadují následnou akci.