Jak napsat plán řízení změn

Obsah

• stupně
• Metoda 1 Napište plán pro správu organizačních změn
• Metoda 2 Sledování změn projektu

Existují dva typy plánů řízení změn. Jeden se zabývá dopadem změn na organizaci a usnadňuje přechod. Druhý pomáhá sledovat změny v jednom projektu a vytváří jasný záznam o změnách v produktech nebo rozsahu projektu. Tyto plány jsou o komunikaci, co je třeba udělat jasně a přesně.

stupně

Metoda 1 Napište plán pro správu organizačních změn

1. 
   

   
   Uveďte důvody změn, které mají být provedeny. Uveďte faktory, které vedly k rozhodnutí provést změny, například špatný výkon, nová technologie nebo změna v poslání organizace.
   • Jedním z přístupů je popsat současný stav podnikání a budoucí situaci, kterou má tento plán v úmyslu vytvořit.

2. 
   

   
   Definujte povahu a rozsah změn. Stručně popište očekávanou povahu projektu. Zjistěte, zda to ovlivní pozice, změny procesů, změny zásad nebo organizační strukturu. Seznam oddělení, pracovních skupin, systémů nebo jakékoli jiné součásti, které mohou podléhat úpravám.

3. 
   

   
   
   
   Popište podporu zúčastněných stran. Uveďte všechny zúčastněné strany zapojené do plánu, například odvětví, vedoucí mise, navrhovatel, spotřebitelé nebo zaměstnanci, kterých se změna týká. U každé z těchto částí uveďte, zda zúčastněná strana podpoří změny, které mají být provedeny.
   • Nezapomeňte sestavit tabulku, která dokáže tyto informace jasně a stručně vysvětlit. U každé postižené strany posuďte prioritní úroveň (vysoká, střední nebo nízká) následujících údajů: povědomí, úroveň podpory, vliv.
   • Pokud je to možné, provádějte individuální pohovory s cílem posoudit podporu zúčastněných stran.

4. 
   

   
   Založte tým. Tento tým bude odpovědný za komunikaci se všemi zúčastněnými stranami, naslouchání různým obavám a zajištění toho, aby operace probíhala za nejlepších možných podmínek. Vyberte si lidi, kteří jsou v podnikání velmi důvěryhodní a mají dobré komunikační schopnosti.
   • Měli byste si najmout promotéra z vyššího managementu. Zdůrazněte, že bude aktivní práce na podpoře změn, nejen na schválení plánu.

5. 
   

   
   
   
   Rozvíjet přístup s řízením. Získání veškeré podpory společnosti je nezbytné pro úspěch operace. Umožněte všem vedoucím pracovníkům, aby se vyjádřili ke změnám a spolupracovali navzájem a hráli v tomto projektu aktivní roli.

6. 
   

   
   Vytvořte plán pro každého herce. Pro každou zúčastněnou stranu, včetně těch, kteří podporují projekt, zhodnoťte rizika a problémy, které s tím souvisejí. Pověřte tým odpovědný za řešení těchto problémů.

7. 
   

   
   Vytvořte komunikační plán. Komunikace je klíčovým prvkem tohoto procesu. Komunikujte často se všemi zúčastněnými stranami. Posílit důvody změn, které mají být provedeny, a výhody, které z nich plynou.
   • Herci by měli přijímat obousměrnou komunikaci. Osobní setkání jsou nezbytná.
   • Komunikace musí pocházet od promotéra hlavního vedení, přímého nadřízeného každého zaměstnance a jakéhokoli jiného mluvčího, kterému aktéři důvěřují. Veškerá komunikace musí projít koherentní.

8. 
   

   
   Věnujte pozornost jakémukoli odporu. Vždy existuje odpor ke změně. K tomu dochází na individuální úrovni, a proto musíte osobně komunikovat se zúčastněnými stranami, abyste objevili příčinu těchto odporů. Věnujte pozornost stížnostem, aby je manažerský tým mohl napravit. Tyto obavy obvykle zahrnují následující body.
   • Žádná motivace nebo žádný pocit naléhavosti.
   • Nerozumíme celkové situaci ani důvodům potřeby změn.
   • Nedostatek účasti v procesu.
   • Nejistota ohledně stability zaměstnání, budoucích rolí nebo požadavků a dovedností požadovaných pro budoucí pozice.
   • Neschopnost vedení splnit očekávání týkající se provádění změn nebo komunikace.

9. 
   

   
   Vezměte překážky. Musíte reagovat na nároky posílením komunikace nebo změnou strategie. Další nároky mohou vyžadovat doplňkové přístupy, které můžete zahrnout do svého plánu nebo zadat outsourcingu řídícímu týmu. Zjistěte, která z těchto možností je pro vaši organizaci nejlepší.
   • V případě jakýchkoli změn pozic nebo procesů učinte školení zaměstnanců nejvyšší prioritou.
   • Pokud plánujete přechodné období co nejplynulejší, naplánujte schůzky nebo zvyšte zaměstnanecké výhody.
   • Pokud nejsou zúčastněné strany motivovány, nabídněte jim pobídky.
   • Pokud se cítí odpojeni od projektu, uspořádejte schůzku s cílem získat zpětnou vazbu a zkontrolovat jakékoli změny plánu.

Metoda 2 Sledování změn projektu

1. 
   

   
   Definujte role. Uveďte role, které budou každému projektu přiřazeny. Popište povinnosti a dovednosti požadované pro každou roli. Přinejmenším pověřte misi Chef de Mission, aby prováděla změny každý den, jakož i organizátora, který sleduje veškerý pokrok a činí důležitá rozhodnutí.
   • U velkých projektů ve velké společnosti budete možná muset rozdělit role mezi několik lidí se specializovanými znalostmi.

2. 
   

   
   Zřídit kontrolní provizi. Projekty IT obvykle zahrnují provizi pro kontrolu změn složenou ze zástupců každé skupiny zúčastněných stran. Tato komise bude odpovědná za schvalování žádostí namísto vedoucího mise a za sdělování rozhodnutí zúčastněným stranám. Tento přístup je velmi vhodný pro projekty s mnoha zúčastněnými stranami a může vyžadovat časté přehodnocení základních cílů.

3. 
   

   
   Vytvořte proces pro uplatnění požadavků. Jakmile člen týmu identifikuje pokrok, jak postupujete od myšlenky k realitě? Popište tento proces zde, jak bylo dohodnuto týmem. Tady je, jak by to mohlo vypadat.
   • Členové týmu musí vyplnit přihlášku a odeslat ji projektovému úřadu.
   • HOM by měl zadat informace z formuláře do protokolu požadavků a aktualizovat tento protokol, protože požadavky jsou považovány nebo zamítnuty.
   • Manažer žádá členy týmu, aby vytvořili konkrétnější plán a odhadli potřebné úsilí.
   • Vedoucí mise pošle plán promotérovi k možnému přijetí.
   • Změny byly provedeny. Zúčastněné strany jsou často informovány o pokroku.

4. 
   

   
   Vytvořte formulář žádosti. Následující údaje musí být zahrnuty do formuláře a musí být zapsány do protokolu změn.
   • Datum žádosti o změnu.
   • Počet žádostí přidělených vedoucím projektu.
   • Název a popis.
   • Jméno, e-mail a telefonní číslo osoby vyplňující formulář.
   • Priorita daná každé žádosti (vysoká, střední nebo nízká). Pro naléhavé změny budete možná potřebovat konkrétní termíny.
   • Číslo produktu a verze (pro IT projekty)

5. 
   

   
   Přidejte další informace. Protokol změn musí být rovněž schopen sledovat přijatá rozhodnutí a pečlivě sledovat jejich provádění. Kromě informací z formulářů žádosti budete muset vyhradit místo pro:
   • schvalování nebo zamítnutí žádostí,
   • podpis osoby, která žádosti schválí nebo zamítne,
   • časový rámec pro provedení změn,
   • data, kdy budou změny ukončeny.

6. 
   

   
   Sledování důležitých rozhodnutí Kromě protokolu změn mohl projekt těžit ze záznamu důležitých rozhodnutí. Toto prohlášení vám může v dlouhodobém horizontu usnadnit, nebo může pomoci sledovat projekty, u kterých došlo ke změnám v řízení. Tento soubor může také sloužit jako komunikační průvodce pro klienty nebo řídící orgány. Pro každou včasnou změnu zahrnuje rozsah nebo požadavky projektu, úrovně priority nebo strategie, která má být přijata, následující informace.
   • Iniciátor projektu.
   • Datum rozhodnutí.
   • Shrnutí důvodů rozhodnutí a přístup k jejich dosažení. Přiložte prosím všechny relevantní dokumenty.