Jak odpovědět na telefon při práci

Obsah

• stupně
• Část 1 Zvedněte telefon
• Část 2 Mluvte po telefonu

Promítání profesionálního image v práci je důležité pro jakýkoli profesní úspěch. Bez ohledu na jejich postavení ve společnosti je zodpovězení telefonu úkolem téměř všech zaměstnanců. Dobrá odpověď vám umožní dát pozitivní tón na telefonní hovor, pomůže korespondentovi cítit se pohodlně a umožní vám snadno odpovědět na jeho různé otázky.

stupně

Část 1 Zvedněte telefon

1. 
   

   
   Odpovědět rychle. Není slušné udržovat lidi v práci, když jste v podnikání nebo v profesionálním prostředí. Před třetím zazvoněním zvedněte sluchátko a přijměte hovor.

2. 
   

   
   Položte sluchátko na ucho. Je důležité rychle odpovědět na telefon, ale přesto byste měli být dostatečně trpěliví, abyste mikrofon skutečně umístili blízko úst. Nezačněte mluvit, dokud si nebudete zcela jisti, že je telefon telefonu přilepen k vám a vašemu uchu, aby druhá strana neztratila žádné informace.

3. 
   

   
   
   
   Než odpovíte, zhluboka dýchejte. Jakmile se telefon dostane blízko úst, začněte hluboce dýchat, než se představíte. To vám umožní zůstat v klidu a ovládnout sebe, což vám umožní shromáždit svou mysl a mluvit klidně.

4. 
   

   
   Představte sebe a své podnikání. Budete se muset ujistit, že váš korespondent označil správné místo a správnou osobu, takže je důležité, abyste jim sdělili, kdo jste a co vaše firma je. Nezapomeňte nejprve zadat název společnosti. Možná si budete myslet na vytvoření vlastního domu, takže nemusíte přemýšlet o tom, co říct, když telefon zazvoní, a podle okolností jej mírně změňte.
   • Pokud pracujete jako recepční nebo operátor ústředny, je důležité, abyste ovládali chod firmy velmi dobře, protože vy jste ten, kdo bude muset volajícímu pomoci získat všechny potřebné informace. Jednoduše můžete říct: "ahoj, tady." Společnosti , Joseph do zařízení. Jak vám mohu pomoci? Tedy korespondent bude vědět, s kým mluví a jaká je identita vaší společnosti, která mu dá příležitost pokračovat v konverzaci. Pokud pracujete jako soukromý sekretář, uveďte osobu, pro kterou pracujete (například „Kancelář pana Smitha, Joseph na zařízení“), protože je možné, že je to přesně ta, kterou váš korespondent opravdu hledá. připojit se.
   • Pokud jste součástí služby, sdělte dané osobě, co děláte, aby věděla, jaké druhy otázek se zeptat. Identifikujte se vyslovením „Ahoj, tohle je Jessicino účetnictví“. Nechte navrhovatele vědět, zda se obrátil na úřad nebo osobu, kterou chce, a zda by měl mluvit s někým jiným.

5. 
   

   
   
   
   Uchovávejte notebook a pero v blízkosti telefonu. To vám umožní rychle si dělat poznámky v případě, že by vás dotyčná osoba chtěla opustit, nebo aby vám poskytla další informace. Vyhněte se tomu, aby váš korespondent čekal na čas, aby hledal něco k napsání.

Část 2 Mluvte po telefonu

1. 
   

   
   Úsměv při rozhovoru. I když nemáte dobrou náladu, jen se usmíváte a předstíráte, že jste tak, aby si váš korespondent myslel, že jste milí. Mohlo by to také pomoci zlepšit vaši náladu.

2. 
   

   
   Mluvte jasně a profesionálně. Vzhledem k tomu, že jste v profesionálním prostředí, je důležité, abyste se vy a váš korespondent rozuměli jasně a přesně. Mluvte klidně a vyslovujte svá slova, abyste si byli jisti, že to šlo dobře a že tomu rozumíte.
   • Nepoužívejte známé slangové výrazy jako „jo“, „jistě“ nebo „ne“. Místo toho s ním mluvte pomocí jasných slov a frází jako „ano“ a „ne“. Bez ohledu na to, jaké informace si během dialogu vyměníte se svým zpravodajem, vyvarujte se jakýchkoli nejasností mezi vámi. Nezapomeňte říci obvyklé zdvořilé fráze jako „děkuji“ a „nic“, pokud existují.
   • Pokud chcete osobě sdělit konkrétní informace, jako jsou písmena nebo telefonní čísla (například jméno nebo telefonní číslo), může být užitečné mít dobrou znalost fonetické abecedy. Tímto způsobem byste se mohli vyhnout záměně písmen, která jsou vyslovována téměř stejným způsobem jako „M“ a „N“, použitím užitečných tipů jako „M jako jíst“.

3. 
   

   
   Mluvte profesionálně s korespondentem. Používejte jméno osoby („pan Smith“) a nikoli křestní jméno, zejména pokud neznáte osobně korespondenta. Nezapomeňte na jeho jméno a oslovte ho pomocí konverzace.
   • Možná si budete chtít napsat jméno osoby, jakmile vám to řekne, abyste si ji mohli zapamatovat. To by mohlo být velmi užitečné.

4. 
   

   
   V případě potřeby přesměrujte hovor. Pokud vás někdo zavolá k práci, je docela možné, že se snaží vyřešit konkrétní problém nebo má dotazy, které se má podat konkrétní osobě. Pokud opravdu nevíte, jak odpovědět na otázku nebo problém, nesnažte se na ni odpovědět. Místo toho navrhněte, abyste svůj hovor převedli na někoho, kdo vám bude moci lépe odpovědět a pomoci. Ukáže mu také, že vám záleží na jeho problému a jste ochotni mu pomoci jej vyřešit.
   • Většina stolních telefonů má dnes funkci přenosu hovoru. Zjistěte, zda je tato funkce ve vaší kanceláři k dispozici a jak funguje. Pokud tomu tak není, vezměte si číslo osoby, které váš korespondent zavolá, a předejte mu informace.
   • Nezapomeňte být tak zdvořilí, jak je to možné, a nabídněte převod hovoru. Můžete například říci: „Obávám se, že na vaši otázku nemůžu odpovědět. Chtěli byste, abych předal váš hovor Jacquesovi, který vám může pomoci lépe? "
   • Pokud nikdo jiný není k dispozici, navrhněte, abyste si ho vzali. Nezapomeňte to poslat později.

5. 
   

   
   Ukončete hovor profesionálně. Můžete mu jasně a zdvořile říct, že rozhovor skončil a že může zavěsit jednoduše vyslovením „děkuji“ nebo „sbohem“. Nemělo by dojít k záměně ohledně toho, zda by konverzace měla pokračovat nebo ne.
   • Nechte svého korespondenta zavěsit. Má hovor, takže ho musíte nechat dostat, co chtěl, když volal na první místo a rozhovor ukončil. Pokud zavěsíte, i když není připraven ukončit konverzaci, může to vypadat hrubě nebo můžete nechat uniknout životně důležitým informacím.