Jak vytvořit přímou poštu

Obsah

• stupně
• Část 1 Příprava
• Část 2 Proveďte hromadnou korespondenci s Microsoft Office
• Část 3 Provádění hromadné korespondence s OpenOffice

Hromadná korespondence je funkce většiny kancelářských souprav, která umožňuje přizpůsobit základní dokument před jeho odesláním více příjemcům. Je možné vytvořit hromadnou korespondenci pro velké množství různých dokumentů, včetně obálek, štítků, formulářových dopisů, s, faxů nebo dokonce očíslovaných kupónů a kupónů.

stupně

Část 1 Příprava

1. 
   

   
   Vytvořte svůj datový soubor. Může to být také list (typ Excel), nízká data nebo dokument, který má správné formátování. Ve většině případů společnosti nebo jednotlivci používají tabulky, takže toto je možnost, kterou použijeme jako příklad ve zbytku tohoto článku.
   • Váš datový soubor musí obsahovat všechny informace, které plánujete mezi dvěma kopiemi. Pokud se například rozhodnete odeslat vlastní formulářový dopis, měl by váš datový soubor obsahovat alespoň jména a adresy lidí, kterým chcete dopis zaslat.
     • Na jeden řádek umístěte každý kus informace do buňky v tabulce. Na konci konstrukce vašeho datového souboru by tedy každá kategorie informací (jméno, jméno, adresa ...) měla mít svůj vlastní sloupec.
   • Vyberte příslušné záhlaví pro každý z vašich sloupců. Hromadná pošta váže datový sloupec za sloupcem. Bez ohledu na použitý software si tedy bude myslet, že první řádek každého sloupce odpovídá typu informací přítomných ve zbytku sloupce. Doporučujeme proto používat jména, která se vám zdají relevantní, abyste mohli snadno najít cestu.
     • Pokud se například sloupec používá k ukládání příjmení, může být pomalým názvem „Name“ a pod pomalou rychlostí můžete zadat příjmení zúčastněných osob. Takže v dalším kroku odesílání e-mailů, když se vás software zeptá, které pole chcete vložit do svého typu, uvidíte „Napsáno“ a zapamatujete si, co to je.
   • Lidé se sadou Microsoft Office, kteří používají Microsoft Outlook k jejich psaní, mají také možnost použít svůj adresář jako datový soubor.

2. 
   

   
   
   
   Uložte datový soubor. Uložte jej na místo, na které si snadno zapamatujete, a pojmenujte jej dvojznačně, abyste jej snadno našli.

3. 
   

   
   Napište svůj základní dokument hned. Toto je typový dokument, který si později přizpůsobíte. Pokud se například rozhodnete popsat vzorové písmeno, bude vaším základním dokumentem samotné písmeno. Všechna pole, která chcete personalizovat hromadnou korespondencí, by v tuto chvíli měla zůstat prázdná.

Část 2 Proveďte hromadnou korespondenci s Microsoft Office

1. 
   

   
   Přístup k funkci hromadné korespondence. Otevřete základní dokument a klikněte na „Hromadná korespondence“, poté na „Zahájit hromadnou korespondenci“ a poté na „Průvodce hromadnou hromadnou korespondencí krok za krokem“. Pokud funkce není zřejmá, klikněte na „Nástroje“> „Dopisy a korespondence“> „Hromadná korespondence“.

2. 
   

   
   
   
   Odpovězte na otázky sady Microsoft Office. Nástroj pro zasílání zpráv Word obsahuje několik kroků, které musíte podniknout, aby vám usnadnily život a sloučily data mezi základním dokumentem a datovým souborem, který je chytřejší a lépe vyhovuje vašim potřebám.
   • Začněte uvedením typu dokumentu zdrojového dokumentu. Klepněte na typ nejblíže k typu v dokumentu a klepněte na Další: Základní dokument.
   • Určete základní dokument, který chcete použít. Pokud jste se dosud řídili našimi vysvětleními, měli byste mít možnost zaškrtnout políčko „Použít aktuální dokument“. Klikněte na „Další: Vybrat příjemce“.

3. 
   

   
   Vyberte, co Word volá „existující seznam“. Toto je vlastně datový soubor, který jste vytvořili dříve. Zaškrtněte políčko a kliknutím na tlačítko „Další“ vyhledejte počítač a vyhledejte datový soubor a propojte jej se zdrojovým dokumentem.
   • Pokud dáváte přednost použití adresáře aplikace Outlook, je to také možné, stačí zaškrtnout příslušné políčko.

4. 
   

   
   Vyberte data, která chcete použít. Office umožňuje vybrat nebo zrušit výběr celých sloupců informací, jak uznáte za vhodné. To vám umožní vybrat pole, která chcete vyplnit v základním dokumentu, čímž se váš datový soubor stane všestrannějším, protože budete moci používat různé informace v různých poštách. Jakmile bude vše v pořádku, klikněte na „Další“.
   • Data lze třídit kliknutím na záhlaví každého sloupce. To vám například umožňuje rychle procházet a najít přesné informace, pokud váš datový soubor ukládá.

5. 
   

   
   Vložte pole do základního dokumentu. Na této nové stránce průvodce poštou budete požádáni o napsání základního dokumentu (pokud ještě není hotovo) a nabídne vám také široký výběr možností vložení datových polí z vašeho datového souboru do vašeho základní dokument.
   • Chcete-li do základního dokumentu vložit pole, umístěte kurzor na místo, kam chcete pole umístit, a kliknutím na příslušné tlačítko v průvodci vložte pole.
     • Je možné odstranit nesprávně umístěné pole nebo jej umístit dvakrát stisknutím klávesy Delete na klávesnici, jako byste se snažili odstranit jednoduché písmeno v aplikaci Word.
   • Předkonfigurované možnosti se mírně liší v závislosti na typu dokumentu, který jste zadali do aplikace Word. Kancelář se snaží poskytnout správné typy dat na základě vybraného datového souboru. Například, pokud jste do aplikace Word uvedli, že píšete formulářový dopis, je možné vidět možnost, která vám umožní vložit blok adresy, který obsahuje jméno a jméno adresáta a jeho úplnou adresu, vše uspořádané v nejlepším případě jen pár řádků.
     • Některé předkonfigurované možnosti automaticky otevřou sekundární okna, která vám umožní vyplnit požadované informace. Ale nebojte se, to vše je vždy vysvětleno celkem jasným a snadno pochopitelným způsobem.
     • Pokud použijete jednu z těchto předkonfigurovaných možností a Word se nezdá být schopen najít správné informace v datovém souboru, nejedná se o problém: klikněte na „Shoda polí“ a sdělte programu, co každé pole odpovídá. Můžete například ukázat aplikaci Word, že musí použít sloupec „Název“ datového souboru k naplnění pole „Příjmení“ v adresním bloku zdrojového dokumentu.
   • Chcete-li použít vlastní pole, klikněte na „Další možnosti“. Poté uvidíte záhlaví sloupců a místo toho tyto názvy použijete.

6. 
   

   
   Zkontrolujte své dopisy. Při hromadné korespondenci byste měli vědět, že vlastní pole budou obsahovat pouze přesná data (ta, která jste importovali z vašeho datového souboru) v době tisku. Office však umožňuje zobrazit náhled dokumentu a ověřit, zda jsou informace správně umístěny, jak jste se rozhodli umístěním různých polí. Neváhejte několikrát zobrazit náhled dokumentu, dokud není vše přesně tak, jak chcete.

7. 
   

   
   Dokončete sloučení svých dvou dokumentů. Poslední krok krok za krokem slučovací pomocník vám řekne, že je vše na svém místě a že software je připraven zahájit tisk vašich dokumentů. Poté vytiskne tolik kopií, kolik je třeba, a to tak, že bude měnit každé pole zadané ve zdrojovém dokumentu.
   • Před zahájením tisku dokumentů je možné provést individuální změny písmen podle vašeho výběru kliknutím na tlačítko „Upravit písmena jednotlivě“.

Část 3 Provádění hromadné korespondence s OpenOffice

1. 
   

   
   Vytvořte databázi. U OpenOffice.org vyžaduje hromadná korespondence vždy databázi, ale data můžete stále umístit do tabulky (například Excel nebo Calc).
   • V základním dokumentu otevřete nabídku Soubor a vyberte možnost vytvoření nové databáze.
   • V právě otevřeném dialogu zaškrtněte políčko „Připojit k existující databázi“. V rozbalovací nabídce vyberte možnost Tabulka a poté klikněte na tlačítko Další.
   • Na další stránce sdělte OpenOffice.org cestu pro přístup k tabulce, kterou chcete použít. Zaškrtnutím políčka pod cestou datového souboru můžete také zvolit, zda chcete do databáze vložit heslo. Klikněte na "Další".
   • V tomto okně vyberte, zda chcete databázi uložit do svého počítače (pro snadnější přístup později) a zvolte, zda chcete databázi otevřít, abyste mohli provést změny (pravděpodobně to není není nutné, pokud jste právě vytvořili tabulku). Klepnutím na tlačítko Dokončit uložte databázi.
     • Dejte své databázi snadno zapamatovatelné jméno, abyste nemuseli ztrácet čas hledáním později.

2. 
   

   
   Vložte svá pole. Nyní, když je váš základní dokument propojen se snadno srozumitelnou databází pro OpenOffice.org, stačí sloučit data podle vašeho výběru do hromadné korespondence.
   • V podnabídce klikněte na nabídku „Vložit“, poté na „Pole“ a nakonec na „Jiné ...“. Můžete také získat přístup pomocí klávesové zkratky „Ctrl + F2“.
   • V dialogovém okně klikněte na záložku „databáze“.
   • Klikněte na tlačítko „Procházet“ v pravé dolní části dialogového okna a vyhledejte databázi, kterou jste právě vytvořili.
     • Jakmile je vaše databáze vybrána, objeví se v seznamu nazvaném „Vybrané databáze“ na pravé straně okna.
   • V seznamu nazvaném „Type“ v levé části okna vyberte „Mailing Fields“.
   • Klikněte na tlačítko „+“ vedle vaší databáze: níže by se měla zobrazit tabulka. Poté klikněte na „+“ vedle „Toto“ a uvidíte pole, která jste vybrali při vytváření tabulky.
   • Vyberte libovolné pole, které chcete vložit, a kliknutím na "Vložit" jej vložte do základního dokumentu.
     • Nezapomeňte umístit kurzor na místo, kam chcete vložit pole. Pokud zapomenete, není to problém: jen ořízněte pole a nalepte ho na správné místo.
     • Stejně jako u sady Office jsou pole považována za jednoduché alfanumerické znaky, pokud jsou v základním dokumentu. Můžete je přesunout mezerníkem nebo je smazat pomocí klávesy Delete na klávesnici.

3. 
   

   
   Dokončete fúzi. Zkontrolujte, zda jsou všechna pole na svém správném místě. Po dokončení tohoto ověření spusťte tisk. Poté vytiskne tolik kopií, kolik je třeba, a to změnou mezi jednotlivými poli, která jste určili v základním dokumentu