Jak odpovědět na e-mail, který vyžaduje potvrzení účasti

Obsah

• stupně
• Část 1 Rozhodněte se, jak a kdy reagovat
• Část 2 Příprava odpovědi
• Část 3 Správa automatických e-mailů a řešení problémů

S rostoucí popularitou e-mailu jako alternativy k tradičním poštovním službám jsou e-mailové pozvánky na společenské akce neuvěřitelně populární pro sváteční schůzky, narozeniny, svatby a další. Dnes jsou organizátoři akcí mnohem spokojenější s e-maily, které žádají o potvrzení účasti (jinak známé jako RSVP, což znamená „odpovězte“) než dříve. Protože však e-maily, které žádají o odpovědi, jsou tak nové, mnoho lidí neví, jak správně reagovat. Doufejme, že byste na ně mohli lépe reagovat, pokud znáte čas a jak to udělat, připravte odpověď a zkontrolujte přijetí pozvání.

stupně

Část 1 Rozhodněte se, jak a kdy reagovat

1. 
   
   

   
   Uvidíme, jestli se opravdu chystáte na akci. Prvním rozhodnutím nebo krokem bude zjistit, zda se opravdu chystáte na akci. Jakmile dostanete e-mailovou pozvánku na RSVP, měli byste přemýšlet o možnosti účasti na akci.
   • Mějte na paměti, kde se akce bude konat, a pokud musíte cestovat. Pokud vás například někdo pozve na svatbu mimo město, možná budete muset koupit letenku, abyste se tam dostali, což může být drahé.
   • Vytvořte si program, abyste se ujistili, že nemáte žádné jiné události ve stejný den a ve stejnou dobu.
   • Promluvte si se svým manželem a dalšími členy rodiny, abyste se ujistili, že budou k dispozici. Někteří mohou odmítnout a jiní mohou přijmout.

2. 
   
   

   
   
   
   Určete typ pozvání. Různé okolnosti vyžadují různé nuance a úrovně formality. Než odpovíte na pozvánku, měli byste proto přemýšlet o typu události. To vám umožní mít jistotu, že neděláte sociální chybu.
   • Zjistěte, zda se jedná o neformální společenskou událost, jako je pozvání na grilování, které soused dělá bez důvodu, a pošle vám neformální e-mailové pozvání. Na tyto typy pozvánek máte možnost neformálně odpovědět a možná budete mít méně času na odeslání odpovědi.
   • Jde-li o formální společenskou událost, jako jsou pozvánky na svatby, narozeninové oslavy, přijímání nebo potvrzení, vyžadují odpověď formálním tónem, stejně jako pozvání bylo přijato.

3. 
   
   

   
   
   
   Odpovězte ve správný okamžik. Po přijetí rozhodnutí a přemýšlení o pozvánce byste měli odpovědět včas. A konečně, toto je jeden z nejdůležitějších aspektů při odpovídání na e-mail RSVP, protože byste měli dát dané osobě nezbytné potvrzení vaší účasti nebo ne v události.
   • Přečtěte si pozvání, abyste zjistili, zda a datum je nutné pro odpověď na e-mail RSVP, Toto datum není návrh. Ujistěte se, že odpovíte ve stanoveném čase.
   • Odpovězte co nejdříve. Ačkoli osoba, která vás pozvala, může dát jeden nebo dva měsíce na odpověď, neznamená to, že byste měli brát celé toto období. Naopak, měli byste odpovědět, jakmile učiníte konkrétní rozhodnutí o tom, zda tam jedete nebo ne.

Část 2 Příprava odpovědi

1. 
   
   

   
   Vyplňte pole předmětu. Po rozhodnutí, kdy a jak budete reagovat, byste měli připravit hrubý návrh odpovědi, kterou uvedete. Chcete-li to provést, začněte psát do pole objektu. To by mělo zahrnovat přijetí nebo odmítnutí pozvánky a odrážet tón události.
   • Pro formální události byste měli použít formální tón. Například, napište Anne a Roger se nebudou moci zúčastnit banketu 11. května.
   • Pro neformální okolnosti, jako je grilování u souseda, můžete napsat 11. se nemohl zúčastnit grilování.

2. 
   
   

   
   Napište dopis. Je důležité reagovat přiměřeně, protože odráží tón vaší odpovědi. Pokud navíc použijete vhodný pozdrav, dáte osobě, která vás pozvala, představu, jak to vidíte.
   • Vyberte pozdrav, který může zahrnovat Můj dobrý přítel, À nebo drahý.
   • Neformální událost vyžaduje jednoduchou odpověď osobě, která vám poslala e-mail. Můžete například psát Milý Martine a Jean.

3. 
   
   

   
   Napište obsah. Tělo vašeho e je možná nejdůležitější součástí e-mailu RSVP. To odráží tón pozvánky a přímo na ni reaguje. Patří k nim některé příklady přijetí nebo odmítnutí pozvánky.
   • Neformální událost zaručuje neformální reakci tohoto druhu Thomasi, opravdu si vážíme pozvání na grilování, ale toho dne budeme mimo město.
   • Formální událost si zaslouží podobný tón. Můžete například psát Rodina Dupont přijímá vaše pozvání na svatbu Josého a Belindy 5. listopadu 2019, Dalším příkladem je následující Jean a Sara Appleby s radostí přijímají vaše pozvání na 15. narozeninovou oslavu Marty Rodriguezové.
   • Formální odmítnutí pozvání může být následující Rodina Parkerů se 5. listopadu 2019 nebude moci zúčastnit svatby Josého a Belindy.

4. 
   
   

   
   Podepište a napište své jméno. Po napsání byste měli podepsat e-mail RSVP. Je to víc než jen formalita, protože podpis ukazuje typ vztahu, který máte s osobou, která vás pozvala. Je to také znamení toho, jak se cítíte o této osobě.
   • Rozhodněte se pro formální pozdrav. Můžete například psát srdečně, Mé nejlepší přání, Přijměte prosím, vážený pane, paní, nebo Přijměte prosím, pane nebo paní, výraz mých významných pocitů.
   • Vyberte neformální vzorec jako Upřímně, Moje pozdravy, Noste dobře nebo upřímně.
   • Pokud pozvánku přijmete nebo odmítnete, vyberte vhodný konec. Například, napište S velkou lítostí nebo děkuji.
   • Podepište se svým jménem za konečným vzorcem. Pro více neformálních akcí neváhejte podepsat svým křestním jménem a jménem dalších lidí, kteří byli také pozváni. Při více formálních příležitostech podepište křestním jménem všech hostů a příjmením za poslední osobou. V některých případech, jako jsou ty, ve kterých máte blízký vztah s osobou, která vás pozvala, máte příležitost napsat Rodina Sanchezových.

Část 3 Správa automatických e-mailů a řešení problémů

1. 
   
   

   
   Klikněte na zamítnout nebo akceptovat. Udělejte to, pokud má e-mail automatizované tlačítko. Většina oficiálních organizátorů událostí se při odesílání e-mailů stále více spoléhá na automatické služby RSVP. Pokud někdo používá podobnou službu k zasílání e-mailů RSVP, pravděpodobně je vygeneruje třetí strana. Kromě toho bude e-mail pravděpodobně obsahovat možnosti s tlačítky, která vám umožní kliknout akceptovat nebo odpadu pozvání.
   • Pokud některý z nich obdržíte, nemusíte odpovídat e-mailem.
   • Jakmile pozvánku přijmete nebo odmítnete, odpověď bude odeslána třetí straně, která spravuje poštu, a předá ji osobě, která událost pořádá.
   • Automatizované e-mailové služby RSVP se často používají za poloformálních okolností, jako jsou narozeninové oslavy, národní schůzky a jiné podobné události.

2. 
   
   

   
   Klikněte na možnost potvrzení. Pokud se obáváte odpovědi, můžete zvážit kliknutí na tlačítko Potvrzení o přijetí na e-mailové stránce. Kliknutím na ni vaše e-mailová služba vygeneruje potvrzení o odeslání, když osoba, na kterou reagujete, obdrží nebo otevře váš e-mail. Tímto způsobem budete vědět, že vaše přijala.
   • Potvrzení o odeslání naleznete na různých místech v závislosti na službě, kterou používáte.
   • U některých služeb nemusí být tato možnost k dispozici.

3. 
   
   

   
   Pokud změníte programy, odešlete kontrolní e-mail. Ve vzácných případech bude možná nutné upravit odpověď. Pokud jste pozvání přijali a zjistili jste, že se nebudete moci zúčastnit, nebo pokud jste odmítli a najednou máte příležitost jít, měli byste kontaktovat osobu, která vás pozvala na informovat o tom.
   • Pokud jste omylem klikli na tlačítko Automatické přijetí v e-mailu RSVP, měli byste jej odeslat přímo osobě, abyste chybu opravili.
   • Pokud musíte odmítnout pozvánku, kterou jste původně přijali, informujte příjemce. Můžete mu například poslat e-mail zadáním jako objekt Změna odpovědi a psát něco jako Vzhledem k nepředvídaným událostem se Sara a já nebudeme moci zúčastnit vaší oslavy 20. výročí 14. Ospravedlňujeme se za změnu a těšíme se, až se brzy uvidíme.
   • Pokud musíte přijmout pozvání, které jste již odmítli, sdělte to dotyčné osobě. Například pošlete e-mail a uložte jako objekt Změna mé odpovědi a psát Chtěl bych se akce zúčastnit, pokud máte stále možnost přijmout více hostů.
   • Změny pozvánek RSVP by měly být provedeny co nejdříve. Pozvánky na neformální akce lze změnit po několika dnech. U formálních akcí (jako jsou svatby) se však musí konat alespoň měsíc předem.