Jak napsat zprávu o pokroku

Obsah

• stupně
• Část 1 Zahajte proces
• Část 2 Psaní zprávy
• Část 3 Vyhýbání se běžným chybám

Zprávy o pokroku jsou velmi důležité pro řízení odborného nebo akademického projektu. Kromě toho vám pomohou lépe informovat vaše nadřízené, kolegy nebo zákazníky o průběhu projektu, který realizujete. Vaše zpráva by měla specifikovat provedenou práci a kroky, které je třeba podniknout k dokončení projektu.

stupně

Část 1 Zahajte proces

1. 
   

   
   Určete účel své zprávy. Někdo vás může požádat, abyste popsali zprávu o pokroku z několika důvodů. Je zřejmé, že ve většině případů je to ukázat pokrok, kterého jste dosáhli při dokončení konkrétního projektu. Váš cíl však budete muset zvážit trochu blíže.
   • Zpráva o průběhu programu nebo výzkumného projektu se bude mírně lišit od zprávy o profesionálním projektu. V takovém případě budete požádáni o poskytnutí informací, aniž byste museli vzít v úvahu další prvky, jako jsou náklady, ale není tomu tak vždy.
   • Zpráva klientovi se bude lišit od zprávy psané pro nadřízeného. V obou případech budete muset zvážit důvody pro napsání zprávy.

2. 
   

   
   
   
   Určete čtenáře. Když stanovíte cíl zprávy, budete si muset vybrat informace, které čtenáři potřebují, a zahrnout je do svého e. Plán zprávy o pokroku bude prakticky stejný bez ohledu na předložené téma. Musíte však zvážit zvláštnosti vašeho projektu.
   • Jaké jsou vztahy vašich čtenářů s projektem? Jaký je dopad projektu na ně? Například, tento dopad se bude lišit, pokud je to váš nadřízený nebo klient.
   • Představte si, že čtenáři rozhodnutí učiní po přečtení vaší zprávy. Například mohou existovat logistika, financování nebo termíny.
   • Zjistěte, jaké informace budou vaši čtenáři potřebovat k účasti na projektu a efektivně je sledovat. Jaké technické aspekty musí čtenáři vědět? Jsou zvyklí na žargon použitý v dané činnosti?

3. 
   

   
   
   
   Najděte nejlepší způsob, jak komunikovat s publikem. Zpráva o pokroku není jen písemný dokument, který předáváte svému nadřízenému nebo učiteli. Může mít různé podoby.
   • Zprávou o pokroku by mohla být ústní prezentace učiněná během týdenního nebo měsíčního pracovního setkání.
   • Může také mít podobu e-mailu zasílaného pravidelně kolegům.
   • Můžete se také rozhodnout napsat zprávu a oslovit svého nadřízeného.
   • Obvykle píšete oficiální zprávu pro klienta nebo vládní agenturu.

4. 
   

   
   Ověřte si to u svého šéfkuchaře. Pokud jste již tento druh zprávy nenapsali a pokud v tomto případě víte vše o problému, zkuste získat maximum informací od svých nadřízených. Vaše společnost může vyžadovat konkrétní prezentaci, v takovém případě musíte vyhovět.

5. 
   

   
   Vyberte tón zprávy. Všechny zprávy o pokroku nemusí být nutně formální. Ve skutečnosti jsou interní zprávy kolegům nebo přímým nadřízeným často psány uvolněným tónem. Z tohoto důvodu budete muset zkontrolovat u svého vedoucího, co očekává od vaší zprávy.
   • Pokud se jedná o zprávu klientovi nebo hodnotící komisi práce, doporučuje se přijmout formální tón.
   • Formální nebo neformální tón však nezáleží, protože hlavní věc musí být jasná, přesná a upřímná.

Část 2 Psaní zprávy

1. 
   

   
   Vyberte prezentaci svého dokumentu. Než začnete psát, musíte si vybrat vhodnou prezentaci a nastavit obsah a tón vaší zprávy.
   • Můžete použít seznam s odrážkami. Tato metoda umožňuje prezentovat vaše informace jasným způsobem. Čtenář bude moci snadno procházet vaše e získat potřebné informace. V případě předběžné zprávy však takový seznam nemusí obsahovat formalismus. Pokud je tedy zpráva určena pro vaše vedoucí linky, je nejlepší použít krátký text. Pokud však komunikujete s kolegy, rozhodněte se pro e-mail.
   • Nezapomeňte také zahrnout grafy nebo tabulky. To je zvláště důležité, pokud píšete zprávu o pokroku projektu, na který se snažíte získat finanční prostředky, nebo pokud se čtenáři snažíte zdůvodnit získané finanční prostředky.

2. 
   

   
   Uspořádejte si e v odstavcích. Dobrá zpráva o pokroku by měla být co nejjasnější. Nejlepší je rozdělit svůj e do odstavců, seskupit informace o stejné otázce.
   • Aby byl váš e-mail přehlednější, přemýšlejte o přidávání titulků, aby vaši čtenáři měli představu o obsahu každé sekce. Pokud je pro ně bod zvláštního zájmu, budou mít k němu přímý přístup.

3. 
   

   
   Napište název. Obecně je název umístěn v horní části první stránky, pokud dokument prezentujete na následujících stránkách. To bude opět záviset na pravidlech prezentace vaší společnosti nebo univerzity. Proto proveďte potřebné kontroly včas.
   • Název musí obsahovat datum, tj. Datum předložení zprávy, jméno a funkci příjemce, jméno autora, jeho funkci a účel zprávy.

4. 
   

   
   Zadejte úvod. Tato část následuje za názvem. Často může být kurzívou odlišeno od zbytku e. Slouží k získání přehledu o projektu a jeho průběhu. Představíte pokrok a dosažené cíle.
   • Nezapomeňte uvést předmět zprávy. Představte také projekt, který připomíná, že se jedná o aktualizaci jeho průběhu.

5. 
   

   
   Napište tělo své e. Tato část může být rozdělena do sekcí a pododdílů. Ve skutečnosti je to v podstatě pouze podrobnější úvod. Prozkoumejte jeho obsah a vytěsněte jej.
   • Určete úkoly dokončené od poslední zprávy i ty, které právě probíhají.
   • Analyzujte zjištěné problémy, zodpovězené otázky a řešení, která lze zachovat.
   • Vyvolejte a odůvodněte změny, ke kterým došlo během projektu.
   • Můžete také zahrnout další položky, jako je fluktuace zaměstnanců, překročení nákladů, zpoždění, potíže se získáváním dokumentů nebo problémy s počítačem a zabezpečením.

6. 
   

   
   Proveďte další kroky projektu. Tato část je součástí textu zprávy. Slouží k informování čtenáře o zbývajících fázích projektu. Nezapomeňte uvést problémy, které mohou mít vliv na rozpočet, řízení nebo termín dokončení projektu.
   • Především neignorujte žádnou změnu termínu projektu.
   • Vyvarujte se oslabení problémů. S čtenářem se však nemusíte zbytečně starat a neslibujte, že jej nebudete moci dodržet.

7. 
   

   
   Zadejte celkový počet odpracovaných hodin. Budete muset ukázat, kolik času jste vy a váš tým strávili na projektu, pokud jej máte. Vaši čtenáři budou vědět, že jste tvrdě pracovali, ať už vám to byl váš nadřízený, vaši klienti nebo vládní agentura.

Část 3 Vyhýbání se běžným chybám

1. 
   

   
   Dávejte pozor, abyste se neodchýlili od předmětu. Vaše psaní bude správné, pokud budete respektovat výše uvedené body. Snažte se z předmětu dostat pryč tím, že se vypořádáte s okrajovými otázkami, i když jsou zajímavé.
   • Například, pokud je váš projekt určen pro dobrovolnou organizaci umělecké akce, můžete být v pokušení pustit se do analýzy žalostného financování umění, ale nepomůže vám to přesně určit pokrok vašeho projektu.

2. 
   

   
   Buďte jednoduchí. Cílem průběžné zprávy je představit pokrok, kterého jste dosáhli, aniž byste utopili čtenáře v proudu slov a zbytečných nápadů. Vše, co musíte udělat, je zaměřit se na postup projektu, kroky, které je třeba podniknout, a změny, které je třeba provést.
   • V závislosti na příjemci zprávy může být požadováno, abyste nepřekročili určitý počet slov. Dobrým pravidlem je poskytnout potřebné informace co nej stručněji.

3. 
   

   
   Vyhněte se příliš vágní. Nezapomeňte objasnit aktuální stav projektu. Například se vyhněte tomu, abyste řekli něco jako „postupujeme k financování naší umělecké akce“. Místo toho předložte své informace jasnějším způsobem: „Díky dvěma grantům ve výši 5 000 EUR poskytnutým těmito různými institucemi potřebujeme k dosažení našeho cíle 12 000 EUR pouze 2 000 EUR“.

4. 
   

   
   Odstraňte expanzivní výrazy. Pamatujte, že chcete napsat jasnou a stručnou zprávu. Zjevně se pokuste nepřehledat vaše výrazy, které do zprávy nepřidávají nic. Například výrazy jako „totální katastrofa“ nebo „ohromující úspěch“ jsou příliš emotivní nebo příliš vágní na to, aby mohly být zahrnuty do zprávy pro klienta nebo ředitele.

5. 
   

   
   Uveďte své zdroje. Správně identifikujte externí zdroje informací, dat a grafiky vložené do vaší sestavy. Můžete přidat stránku, na které tyto zdroje uvedete.