Jak napsat projekt a podat se jeho správě

Obsah

• stupně
• Část 1 Psaní projektu
• Část 2 Sdílejte svůj projekt

Vědět, jak předložit projekt vaší správě, je užitečné, pokud chcete představit nové příležitosti k zaznamenávání dodatečných příjmů, navrhnout procedurální vylepšení nebo ukázat efektivní techniky, aby byly hospodárnější. Můžete se také rozhodnout napsat návrh, když máte pocit, že je třeba něco změnit. Pokud máte v úmyslu takový dokument popsat, aby byl předložen správě vaší společnosti, musíte nejprve získat potřebný čas k získání příslušných informací. Můžete také předložit své nápady svým kolegům, abyste měli jejich názor a abyste věděli, zda dodržují váš projekt, a poté se budete muset ujistit, že se k vašemu směru takticky přibližujete.

stupně

Část 1 Psaní projektu

1. 
   

   
   Určete přesně daný problém nebo váš nápad. Pokud chcete popsat operace snižování nákladů nebo zjednodušení, musíte nejprve určit hlavní problém. Myšlenka by vám mohla být nejčastěji jasná, ale pokud o ní chcete komunikovat nebo poskytovat řešení, bylo by moudré být velmi pozorní.

2. 
   

   
   Proveďte svůj výzkum. Před napsáním projektu je důležité, abyste se ujistili, že analyzujete všechny prvky, které se na něj vztahují. Vyhledejte diskusi se zúčastněnými stranami, ať už s vašimi kolegy, vedoucími nebo zákazníky. Získáte také čtení podobných programů, které provozují jiné společnosti, abyste viděli, co dělají jinak.
   • Pokud se například domníváte, že management musí změnit své stravování, nejprve to konzultujte s personálem kuchyně. Co si myslí? Museli pracovat jinde s ostatními restaurátory? Co si o tom vaši kolegové myslí? To jsou všechny aspekty, které musíte řešit. Je možné, že vaše nespokojenost je spíše otázkou osobního vkusu než otázkou kvality.

3. 
   

   
   
   
   Napište popis problému. Chcete-li začít psát svůj projekt, nejprve popište současnou situaci. Poté zvýrazněte relevantní fakta (místa, data, zúčastněné osoby). Na této úrovni neposuzujte, místo toho se zaměřujte na vysvětlení věcí tak, jak jsou.
   • Pro ilustraci byste mohli napsat: „Společnost X využila stravovacích služeb Y za posledních sedm let. Během tohoto období klesl počet dostupných hlavních jídel z pěti na dva. Počet jídel hlavně pro vegetariány také klesl a existují dokonce dny, kdy nic takového není navrženo.

4. 
   

   
   Vysvětlete, co navrhujete jako řešení. Jakmile problém zjistíte, můžete začít psát přesně to, co navrhujete. Zaměřte se na nejdůležitější aspekt. Dokažte, že vaše pozorování vycházejí z vašeho výzkumu.
   • Mohli byste například napsat: „Navrhuji, aby byl kater pro společnost X nahrazen jiným. Společnost X má v tomto ohledu několik možností. Dodavatelé W a Z nabízejí širší škálu nabídek a nabízejí srovnatelné náklady s cenami našeho současného poskytovatele. Kromě toho, protože restaurace Z nabízí každý den vegetariánské, veganské a bezlepkové předkrmy, mohla by lépe vyhovovat potřebám naší pracovní síly. Pokud jde o stravování W, nabízí méně jídla pro vegany, ale může být také dobrou volbou. Průzkum provedený v roce 2011 ukázal, že 40% našich zaměstnanců jsou vegetariáni, 10% jsou vegáni a 2% preferují bezlepková jídla.

5. 
   

   
   
   
   Vypracujte plán. Popište každý krok a zaměřte se na časové harmonogramy nebo náklady na jejich realizaci. Vyjadřujte se explicitně k tomu, co víte a co zbývá objevit. Nezapomeňte napsat číslované kroky a poté poskytnout další podrobnosti. Nepřeceňujte význam inovace, kterou chcete přinést, ale prezentujte výsledky, které očekáváte.
   • Chcete-li změnit stravovatele, musíme: 1: ukončit naši smlouvu s poskytovatelem stravovacích služeb Y, 2: vyzkoušet pokrmy poskytovatelů služeb W a Z, 3: vybrat jednu z nich, 4: podepsat smlouvu s vybraným poskytovatelem stravovacích služeb. Poplatky by měly být srovnatelné s těmi, které v současné době nabízí společnost Caterer Y. Pokud ukončíme naši smlouvu s dodavatelem Y, neměla by existovat žádná finanční pokuta. Kromě toho, pokud naši zaměstnanci více oceňují nová jídla, existuje velká šance, že budou na svém pracovišti šťastnější.

6. 
   

   
   Zvyšte možné námitky. Ukažte, že jste si plně vědomi všech nedostatků, s nimiž se můžete ve svém plánu setkat. Bude mezi zaměstnanci odpor? Například, někteří lidé by mohli mít rádi služby vašeho současného stravování. Mohli byste přesvědčit vládní agenturu, že váš nový nápad je bezpečný? Diskutujte o krocích, které plánujete podniknout, abyste přesvědčili ostatní o proveditelnosti a relevantnosti vašeho projektu.

7. 
   

   
   Určete potřebné materiály a personál. Pokud nový projekt, který navrhujete, vyžaduje nákup materiálu nebo najmutí nových zaměstnanců, uveďte to po načrtnutí kroků. Nezapomeňte také uvést potřebný čas, protože je to také zdroj. Vytvořte kontrolní seznam, abyste se z toho dostali. Můžete například napsat následující.
   • Nezbytné: podvýbor pro hodnocení kuchaře (4 osoby z různých částí společnosti), 2 hodiny pro ochutnávky a 3 hodiny pro psaní zprávy.

8. 
   

   
   Vyvodit závěry na základě hlavních výhod. Bez ohledu na to, jakou změnu plánujete provést, na konci tento postup opakujte. Diskutujte znovu o třech hlavních prvcích vašeho projektu a poté vyřaďte závěrečnou větu. Ber to jako své shrnutí. Jako příklad lze uvést následující.
   • „Jak ukazuje tento návrh, Caterer Y snížil počet předkrmů, které nabídl za posledních sedm let. Poskytovatelé W a Z nabízejí rozmanitější nabídky za relativně srovnatelné ceny. Navrhuji, abychom mohli s těmito restaurátory udělat ochutnávací testy, abychom si mohli vybrat nového dodavatele potravin pro tuto společnost. To jistě podpoří spokojenost a udržení zaměstnanců. "
   • Uveďte konkrétní peněžité nebo kvantitativní výhody. Pokud vaše inovace může například snížit náklady, musíte to zdůraznit.
   • Představte kvalitativní výhody. Společnost někdy těží z řady výhod, které nelze kvantifikovat konkrétními údaji a čísly. Pokud váš nápad pomůže zvýšit spokojenost zaměstnanců, je důležité, abyste to zmínili. Tato vylepšení mohou být stejně prospěšná jako ta, která jsou kvantitativní.

Část 2 Sdílejte svůj projekt

1. 
   

   
   Požádejte kolegu, aby si ji přečetl. V ideálním případě byste měli požádat kolegu, aby si přečetl váš projekt a poskytl vám jeho názor. Může schválit obsah vašeho programu, ale pokud tomu tak není, zvažte zvážení jeho námitek. Pokud máte pocit, že jsou relevantní a lepší než to, co navrhujete, zvažte přezkum. V opačném případě, pokud rozumíte významu jeho argumentů, ale neschválíte je, zvažte jejich zařazení do části námitek.

2. 
   

   
   Znovu prozkoumejte svůj projekt. Jakmile svůj projekt napíšete a kolega si jej přečetl, musíte jej nyní zkontrolovat, aby se zvýšila plynulost, gramatika, přesnost a počet slov. Neměli byste podávat návrh příliš dlouho, jinak riskujete, že si jej vůdci nečtou. Udělejte, co je potřeba, aby vše bylo na jedné až dvou stránkách maximálně.

3. 
   

   
   Odešlete projekt své administraci. Jakmile máte pocit, že je váš projekt připraven, identifikujte osobu, které jej musíte předložit. V některých organizacích je známý každý, kdo je odpovědný za rozhodování. V jiných společnostech s více postranními strukturami může být obtížnější vědět, kdo jsou skuteční tvůrci rozhodnutí. Proveďte důkladný průzkum své společnosti a zjistěte, kdo je za takové problémy zodpovědný.
   • Jakmile víte, komu předat svůj projekt, podívejte se, zda s ním můžete mít tête-à-tête. Lidé často reagují na žádosti o inovace příznivěji, když jsou výměny tváří v tvář. Pokud tomu tak není, pošlete tištěnou verzi projektu nebo jednu.