Jak uspořádat demonstraci

Obsah

• stupně
• Část 1 Připravte si měsíce předem
• Část 2 Organizovat dva týdny dříve
• Část 3 24 hodin před akcí
• Část 4 Správa průběhu akce

Pravděpodobně si myslíte, že zorganizovat akci je ohromující úkol. To může nastat, pokud nemáte smysl pro organizaci nebo plánování. Ujišťujeme vás však, že spolu uvidíme, jak na to, od přípravy, která může trvat měsíce až do dne akce.

stupně

Část 1 Připravte si měsíce předem

1. 
   

   
   Definujte objekt události. Klíčová věta nebo dvě vám mohou pomoci jasně definovat účel vaší události a udržet ji v kontextu. Máte v úmyslu vyškolit členy své komunity? Snažíte se přesvědčit dárce, aby financovali některé z vašich projektů? Chcete uctít některé lidi nebo skupinu lidí? Snažte se minimalizovat rozsah vaší akce. Bez ohledu na to, co budete dělat, vzdělávat, přesvědčovat nebo ctít atd., Odpovězte na otázku: proč Chystáte se uspořádat tuto akci?
   • Ber to jako sdělení mise. Váš rámec pro úspěch Když jasně víte, co chcete dělat, bude pro vás snazší jednat!

2. 
   

   
   
   
   Stanovte si cíle. Co chcete dosáhnout přesně ? Ne, jaký bude počet účastníků, nebo i když se akce bude konat, co chcete, aby tato akce vyšla? 5 lidí, kteří se obracejí zády k nové součásti vaší organizace? Sbírka 1 000 EUR? Změna mentality? Nadšené publikum?
   • Identifikujte první tři věci, které chcete dosáhnout prostřednictvím organizace vaší akce, a zaměřte se na jejich realizaci. Můžete mít finanční cíl, sociální cíl a osobní cíl. Záleží jen na vás!

3. 
   

   
   Shromážděte dobrovolníky. Budete potřebovat dobrý tým s různými dovednostmi. Vaši dobrovolníci vám mohou pomoci různými způsoby, například přípravou programů, pozvánek a plakátů, hostováním účastníků a uspořádáním po akci. Jinými slovy, mohou vám pomoci dokončit práci. A pokud můžete, máte dobrovolníky, na které se můžete spolehnout!
   • Ujistěte se, že manažeři a členové vašich týmů dodržují váš pracovní rozvrh. Spolupráce může usnadnit spoustu věcí. Když je požádáte, aby vám podali ruku, od samého začátku musí být jasné jejich očekávání a míra zapojení.
   • Pokud nemůžete najmout dobrovolníky, najměte tým! Vše záleží na charakteru akce, kterou organizujete. Manažeři hostitelského webu vaší akce vám mohou dát tým, jinak můžete projít dočasnou pracovní agenturou.

4. 
   

   
   
   
   Připravte si rozpočet. Do svého rozpočtu musíte zahrnout všechny možné výdaje, příjmy, dary a nepředvídané výdaje. Pokud nemáte rozpočet, skončíte s balíčkem účtů ve vašich rukou, prázdnou peněženkou a bez představy o nejnovějším problému. Buďte realističtí od začátku, abyste se vyhnuli překvapením v den akce.
   • Hledejte způsoby, jak snížit své náklady. Můžete najmout dobrovolníky, kteří budou pracovat zdarma? Můžete se rozhodnout pro levnější domovskou stránku, jako je dům jednoho z vašich přátel? Pamatujte, že jednoduchý, ale úspěšný zápas je působivější než událost, která je na cestě, ale to se změní v fiasko.

5. 
   

   
   Rozhodněte se, kde a kdy. To je ta věc nejdůležitější dělat, když přijde na vaši akci.Jaké je místo a jaké je datum, kdy někdo řekne: „Jo, uvidím to! Vyberte si čas, kdy jsou všichni zdarma, snadno dostupné místo a něco na dosah!
   • Podívejte se na kalendář událostí ve vaší oblasti a určete své publikum. Pokud cílíte na lidi, kteří tráví svůj čas doma, nejlepší volbou je zorganizovat schůzku v okolí, během dne, snad nabízející péči o děti. Pokud však cílíte na studenty, je nejlepší uspořádat schůzku v noci v centru města. Pokud můžete, jděte tam, kde vaše publikum již nalezeno.
   • Samozřejmě v některých případech budete nuceni si zarezervovat svůj web. Co nejdříve kontaktujte osobu odpovědnou za místo, které budete používat. Nezapomeňte, že je pravděpodobně stejně zaneprázdněn jako vy!

6. 
   

   
   Přemýšlejte o logistice. Potřebujete logistiku pro všechno. Jaké budou možnosti parkování? Jaké jsou způsoby přístupu pro osoby se zdravotním postižením? Co můžete dělat v závislosti na velikosti místa setkání? Jaké vybavení budete potřebovat? Jaké další položky, jako jsou nápoje, odznaky, brožury, budete potřebovat a požadovat další výdaje? Kolik lidí potřebujete pro hladký průběh akce?
   • Přemýšlejte o všech těchto problémech se svým týmem a diskutujte o všech aspektech problému. Můžete předvídat některé nepředvídané události a vyhnout se jim? Existují speciální hosté, kterých se chcete zúčastnit? Musíš udělat výjimky?

7. 
   

   
   Přemýšlejte o marketingu a reklamě. Když jste u toho, vytvořte plakát. Musí obsahovat datum, místo, čas, jméno hosta, titul a téma nebo slogan události. Vzhledem k tomu, že jste stále v přípravné fázi, můžete si tyto podrobnosti vyřídit. Je však zajímavé rychle vytvořit dočasný záznam, abyste měli komplexní přehled o své organizaci!
   • Také přemýšlejte o jiných způsobech šíření informací. Ing? Zasílání poštou? Facebook, nebo půl tuctu jiných webů událostí (více informací trochu dále)? Co budete potřebovat před událost přilákat účastníky a jaké budou vaše potřeby pro událost udržet jejich zájem?

8. 
   

   
   Udělejte si pořádek. Je pravděpodobné, že prozatím je v hlavě všechno matoucí a nevíte, jak začít. Zhluboka se nadechněte a otevřete Excel. Připravte si předběžný kalendář vaší akce. Vytvořte několik tabulek k uspořádání vašich nápadů. To se může zdát zbytečné, ale za dva měsíce se vám za tuto práci poblahopřeji.
   • Pro každou aktivitu připravte harmonogram s termíny. Napište jména svých spolupracovníků a uveďte jejich úkoly a doby provádění. Můžete tedy uspořádat a odpovědět na jakékoli dotazy, které mohou mít.

Část 2 Organizovat dva týdny dříve

1. 
   

   
   Ujistěte se, že je vše v pořádku. Nastavte datum a místo vaší akce, vyberte čestného hosta, své zaměstnance, téma a slogan vaší akce. Jaké jsou problémy, které pravděpodobně způsobí problémy? Jaké otázky vyvstávají na poslední chvíli? V tomto okamžiku musíte dokončit všechny své údaje.

2. 
   

   
   Spojte se se svým týmem. Získejte rozpočet, harmonogram atd. Schválený členy týmu a manažery. Nastal čas prozkoumat a vyřešit všechny problémy. Rozuměli vaši zaměstnanci, co mají dělat? Cítí se dobře s celou procedurou?
   • Ještě jednou se sejměte se svými spolupracovníky a dobrovolníky, abyste prodiskutovali možné problémy. Je také ideální čas na vypracování akčního plánu.
   • Ujistěte se, že váš tým nemá žádné vnitřní problémy. Zůstaňte v kontaktu s vedoucími a členy každé skupiny, jakož is vašimi dobrovolníky.

3. 
   

   
   Delegujte odpovědnosti na některé ze svých spolupracovníků a přiřaďte těm zkušenějším ke koordinaci všech činností. Pokud jde o gigantickou událost, pověřte několik lidí, aby koordinovali několik činností pod dohledem odpovědné jediné osoby. Pamatujte, že členové skupiny musí důvěřovat svému vedoucímu skupiny.
   • V den konání akce zvažte přidělení jednoho nebo dvou lidí k setkání a pozdravte účastníky, když dorazí na scénu. V zásadě je za přijímání povzbuzovat každého a přijímat účastníky pocit, že jsou v dobrých rukou, přijímací výbor.

4. 
   

   
   Ujistěte se, že webové stránky související s událostí jsou aktuální. Jste pravděpodobně na Facebooku a, ale existuje několik dalších webů, které můžete použít k lepší propagaci vaší akce. Eventbrite, Evite a Meetup jsou 3 z nejdůležitějších stránek, na které musíte myslet. Pokud je ještě neznáte, jděte na internet právě teď!
   • A samozřejmě nezapomeňte na svůj vlastní web, blog nebo stránku na Facebooku, pokud máte. Můžete odesílat připomenutí, odesílat obrázky a spravovat své požadavky na odpověď (RSVP). Čím aktivnější jste, tím lépe si vás všimnou všichni.

5. 
   

   
   Požádejte delegáty, aby financovali a sponzorovali určité činnosti. Během následujících dnů budete muset čelit několika výdajům a všechno z vaší kapsy nezaplatíte! Shromážděte alespoň trochu peněz na pokrytí nákladů na zahájení činnosti, jako je pronájem místnosti a vybavení a možná stravování. Možná budete muset zaplatit za určité věci nebo služby.
   • Ujistěte se, že máte odpovídající administrativní postup pro příjem, potvrzení a fakturaci služeb, které budete potřebovat. Musíte mít přehled o všem, co děláte, abyste se na ni mohli obrátit později, takže se raději zorganizujte včas, zvláště pokud vaši obchodní partneři dělají něco špatně.

6. 
   

   
   Inzerujte svou událost. Připravte brožury, spusťte reklamu, informujte média, dělejte přímou poštu, telefonujte, posílejte skupiny skupinám a navštivte potenciální účastníky nebo sponzory. Co jiného udělat pro povzbuzení lidí, aby přijeli? Dejte pozor, abyste šířili úplné informace, které ponechávají malý prostor pro dotazy. Ale nakonec se také snažíte vzbudit zvědavost svého publika!
   • Definujte své cílové publikum. Pokud se snažíte oslovit seniory, neztrácejte čas jejich zasíláním snapchats, Jděte na místa navštěvovaná vašimi účastníky a použijte nástroje, které zná. Snažte se být velmi přístupný a chovat se normálně.

7. 
   

   
   Shromážděte vše, co potřebujete pro vaši akci. Například medaile, hry, malé suvenýry, ceny nebo certifikáty. Existuje spousta věcí a pomůcek, které mohou být nezkušené pro nezkušené oko, ale znáte každý kout a kliky a všechno, co tam může jít. A nezapomeňte na stoly, židle, zvukový systém, plakáty, ubrusy a všechny tyto důležité věci!
   • Tato otázka si zaslouží celou pracovní relaci s vašimi zaměstnanci. Nepřestávejte o tom přemýšlet, dokud neuvidíte 5 věcí, jako jsou pera, lékárnička, baterie, zmrzlina a nástavce. Musíte se za každou cenu ujistit, že máte vše zakryté.

8. 
   

   
   Uspořádejte se vše. Udělejte si opatření pro fotografování a videa. Uspořádejte pohyby hostů. Zajistěte také jídlo a úklidový tým. Seznam lze prodloužit ze dne na den, ale je to normální, protože pořádáte svou akci!
   • Postarejte se o jídlo a občerstvení. Je také čas naplánovat speciální zařízení, jako jsou zařízení pro osoby se zdravotním postižením atd. Zkontrolujte také, zda jsou někteří účastníci vegetariáni nebo mají zvláštní stravovací potřeby.
   • Poskytněte židle, stoly, soupravy, mikrofony, reproduktory, počítače, projektory s tekutými krystaly (LCD), pódia, veškeré vybavení potřebné k řádnému nastavení místa konání.

9. 
   

   
   Připravte si seznam lidí, které chcete kontaktovat. Budete potřebovat telefonní čísla, adresy a všechny své zaměstnance. Stejně tak připravte seznam VIP a vašich dodavatelů. Tyto seznamy budou užitečné v případě, že je někdo sabsent nebo pozdě.
   • Předpokládejme, že vaše stravování je pozdě? Víte, jak na to? Berete svůj krásný seznam a voláte jim. Opravdu si mysleli, že jdete usilovat těchto 100 kg taženého vepřového masa? No, na tom nezáleží. Seznam dáte Françoisovi a požádáte ho, aby šel s náklaďákem na uvedenou adresu. A to je vše! Nyní víte, co musíte udělat, ať už je přestanete používat, nebo budete přesnější sdělováním svých údajů!

10. 
    

    
    Se svými zaměstnanci jděte na místo konání akce. Vydejte se na prohlídku a pečlivě zkontrolujte parkovací plochy, toalety, zelené místnosti, zajištění vstupů a východů. Najděte místa v okolí, kde můžete provádět fotokopie nebo telefonovat a v případě nouze nakupovat. Jedním slovem se snažte poznat terén jako svou kapsu.
    • Také mluvte s kontaktní osobou. Musí místo znát lépe než kdokoli jiný. Existuje zvláštní problém, který potřebujete vědět? Existují časová omezení? Museli byste nechat dveře zavřené v určitém čase? Budou během protestu, Bože, rutinní požární cvičení?

Část 3 24 hodin před akcí

1. 
   

   
   Zachovejte klid. Téměř jste dospěli na konec svých vět. Je nesmírně důležité udržovat své nápady jasné a zůstat na dobré cestě. Strávili jste měsíce přípravou! Všechno bude v pořádku. Pokud budete v klidu, váš tým se bude chovat jako vy a událost se bude konat v dobrých podmínkách. Navíc vše bude dokončeno velmi rychle!
   • Vážně jste téměř dosáhli konce svých vět. Vše jste naplánovali, mysleli jste na všechny možné problémy. Pokud se něco stane, překonáte potíže. A pamatujte, nikdo vám nebude vinit. Hlučný host, průměrné jídlo, se nebojí, protože účastníci vědí, že nemůžete všechno ovládat. Takže, relax, všechno bude v pořádku.

2. 
   

   
   Proveďte poslední kontroly se svým týmem. Ujistěte se, že jste všem řekli čas události a jak se tam dostat. Nechcete, aby se v den konání akce všichni vaši zaměstnanci ptali současně, kde jsou tyto posvátné servisní dveře.
   • I když nedostanete otázky, co nejlépe vyhodnoťte chování svých zaměstnanců. Jsou spokojeni s popisem svých úkolů? Cítí mezi nimi? Pokud ne, prodiskutujte s nimi a pokuste se společně vyřešit potíže. Možná by bylo pro někoho pohodlnější dělat něco jiného nebo pracovat s někým jiným.

3. 
   

   
   Zkontrolujte všechny pozvánky a odpovědi, které jste obdrželi. Udělejte si seznam hostů a účtujte někoho, kdo počítá přítomné. Ve většině případů bude počet přítomných lidí rozdílný lidí, kteří odpověděli. Možná jste obdrželi 50 kladných odpovědí a skončili jste 5 nebo 500 přítomných lidí. Takže i když znáte počet odpovědí, které jste obdrželi, buďte připraveni na extrémní situace!
   • Když jste tam, připomeňte událost svým význačným hostům. Budete překvapeni počtem lidí, kteří řeknou: „Ano, to je pravda! Je zítra, že? Přehlídkám se můžete vyhnout jednoduchým telefonním hovorem nebo odesláním SMS.

4. 
   

   
   Jděte na místo a ujistěte se, že je vše připraveno. Je pokoj čistý a dostupný? Je elektronické zařízení nainstalováno? Byly provedeny testy dobrého fungování? Můžete instalovat zařízení v případě potřeby předem? Je personál připraven?
   • Zkontrolujte, zda je dostatečný počet osob přítomných pro dohled nad událostí. Samozřejmě je vždy lepší mít více lidí. Možná budete potřebovat někoho, kdo může udělat urgentní závod, hostit čestného hosta nebo urovnat nepředvídanou událost; nebo získat kávu jednoduše.

5. 
   

   
   Připravte soupravy účastníků. Každá sada může obsahovat láhev vody, lehké občerstvení, notebook, pero, brožuru a potřebné informace. Můžete také zahrnout malé vzpomínky. Je to opravdu detail, který přiměje účastníky, aby si mysleli, že událost byla dobře navržená a dobře organizovaná. A opravdu si budou myslet, že se o oba postaráte!
   • To může být vyhrazeno pro hosty, váš personál nebo obojí! Kdo neradi přijímá granolovou tyčinku a pero?

6. 
   

   
   Vytvořte skript. Jedná se o seznam, který obsahuje všechny potřebné informace klasifikované podle harmonogramu a místnosti. Připravte načasovaný program pro důležité činnosti. Struktura formuláře závisí na vás. Snažte se jej nenahrávat pro snadné čtení.
   • Pokud jste opravdu vybíraví a velmi pečliví, můžete to založit několik skripty. Řečníci vás mohou požádat o seznam dalších řečníků s jejich umístěním a plánem. Váš tým bude chtít seznam zařízení, plány a pravidla čištění. Pokud máte čas je připravit, mohou být tyto seznamy užitečné.

7. 
   

   
   Připravte si kontrolní seznam akcí, které mají být během akce provedeny. Bylo by katastrofou, kdybyste tam byli, všechno je tam, všichni jsou tam a najednou si uvědomíte, že jste doma zapomněli 1200 pohárů na přestávku na kávu. Všechno byste zničili. Takže si vytvořte kontrolní seznam a vezměte si s sebou vše, co potřebujete!
   • Pokud mají věci tendenci se hromadit, přiřaďte každému členovi svého týmu konkrétní úkol. Takže v den akce neztrácíte čas běháním vpravo a vlevo a interpunkční krizí. Další dvě ruce zmírňují zátěž ... jak se říká.

Část 4 Správa průběhu akce

1. 
   

   
   Buďte brzy na místě akce se svými zaměstnanci a dobrovolníky. Zkontrolujte, zda jsou přítomni všichni, a ujistěte se, že elektronické zařízení funguje správně. Máte nějaké dotazy na poslední chvíli? Pokud vám zbývá čas, rozdejte drink, řekněte jim pár slov povzbuzení, pak jim dejte pauzu! Zasloužili jste si to. Jste připraveni.
   • Ujistěte se, že pořadatelé nosí výrazný odznak nebo jiné odznaky, aby je účastníci mohli snadno najít, když to bude potřeba. Někdy nosit únavu nestačí.

2. 
   

   
   Nainstalujte vše. Uvnitř a ven. Musíte zavěsit balónky na poštovní schránku nebo billboard na rohu? A co si myslíte o dveřích a hlavní vstupní hale? Pokud účastníci musí procházet složitou cestou, umístěte co nejvíce značek, abyste je mohli lépe vést.
   • Nezapomeňte uvítací a informační bannery, které jsou velmi užitečné. Nezapomeňte účastníkům usnadnit nalezení místa události. Je samozřejmé!
   • Nainstalujte recepci a registraci. Po příjezdu na místo by si účastníci měli uvědomit, co potřebují, aby se sami řídili. Jinak mohou pobíhat v kruzích a cítit se nepříjemně.Vzpomínáte si na přijímací výbor, o kterém jsme mluvili dříve? Umístěte někoho ke vchodu, aby pozdravil účastníky a odpověděl na jejich otázky.
   • Pošlete nějakou hudbu! Může rozptýlit jakékoli rozpaky, které by jinak zvýšily náladu.

3. 
   

   
   Ujistěte se, že důležití lidé jsou o událostech informováni. Pokud je řečník pozdě, upravte svůj rozvrh a informujte zúčastněné strany. Pokud jídlo trvá déle, než se očekávalo, musíte je upozornit na změnu programu. Je vzácné, že věci chodí podle harmonogramu, takže informujte lidi o změnách.

4. 
   

   
   Fotografujte! Pravděpodobně si chcete uchovat vzpomínky na vaši událost. A vidět někoho, kdo chodí s kamerou, může účastníky rozrušit. Nezapomeňte na banner sponzora, váš, vstup, recepci atd. Možná je můžete použít příští rok!
   • Pokud je to možné, požádejte některého ze svých přátel nebo profesionálního fotografa, aby se o všechny tyto podrobnosti postaral. Tam máte toho dost! Ale musíte se starat o své hosty, takže si někoho, kdo se postará o fotky, atd.

5. 
   

   
   Nabídka suvenýrů. Vaši účastníci se možná něco dozvěděli účastí na vaší akci a chcete, aby nechali něco přemýšlet nebo položili otázky nebo přemýšleli o přijetí opatření. Distribuujte tedy leták nebo něco, co s sebou mohou vzít, aby jim dali nápady chovat po akci.
   • Nezapomeňte vytvořit fórum pro zpětnou vazbu. Poskytněte účastníkům příležitost sledovat, říkat, co si myslí, navrhnout vylepšení a podělit se o své přání pro příští akci. A samozřejmě, jak mohou zjednodušit!

6. 
   

   
   Vyčistěte recepci! Zvedněte elektroměr, zvedněte bannery, vyjměte stoly atd. Umístěte místa zpět do jejich původní situace, jako tomu bylo před událostí. To je zvláště důležité, pokud jste si pronajali pokoj a chtěli byste se vrátit. Majitelé vám mohou účtovat poplatek, kterému byste se jinak mohli vyhnout. Rozdělte úkoly, aby byla operace co nejjednodušší.
   • Zkontrolujte, zda na místě nebylo zapomenuto žádné vzácné zboží, a pokud ano, nastavte ztracenou nemovitost
   • Upozorněte osobu odpovědnou za místo, na škody, které by během události mohly nastat. Je lepší být upřímný a přímý.
   • Postarejte se o odpadky a jednejte podle svých možností. Úklidová služba se o tento problém postará.

7. 
   

   
   Postarejte se o všechny úkoly, které vyplynou z uspořádání vaší akce. Ve skutečnosti to záleží na povaze dané události. Je možné, že nemáte co dělat, ale můžete také skončit s dlouhým seznamem lidí, kterým děkuji, a receptem na správu. Zde je několik nápadů, jak začít.
   • Děkuji všem členům vašeho týmu, dobrovolníkům a sponzorům. Bez nich byste nemohli provést svou akci!
   • Aktualizujte a dokončete své účty. Tento úkol musí být dokončen co nejrychleji. Je lepší mít k dispozici minimum detailů.
   • Uspořádejte poděkování všem, kteří vám pomohli, vaši zaměstnanci se musí cítit vděčni a vaši dárci cítí, že se podíleli na dobré věci.
   • Dejte dotyčným lidem suvenýry nebo brožury.
   • Distribuujte sponzorům a lidé se týkali jejich podílu na receptu.
   • Umístěte fotografie události na svůj web.

8. 
   

   
   Po akci uspořádejte hodnotící schůzku, aby se vaše organizace v budoucnu zlepšila. Nyní, když jste provedli všechno, existují věci, které byste mohli udělat jinak? Jaké věci fungovaly dobře a které nefungovaly? Souhlasili byste s uspořádáním takové akce znovu? Co jste se naučili?
   • Pokud obdržíte zpětnou vazbu, zvažte to. Pokud to vaši hosté neučiní, požádejte o to svůj personál! Co si myslí o této události? Ocenili se alespoň? Samozřejmě, protože měli granolovou tyčinku a pero, že?