Jak organizovat svou kancelář

Obsah

• stupně
• Část 1 Vyprázdněte kancelář
• Část 2 Změna uspořádání kanceláře
• Část 3 Podpora účinnosti

Jak se často říká, „chaotický stůl je známkou neuspořádaného ducha.“ Udržování čistého a organizovaného pracovního prostoru bude mít neuvěřitelný vliv na vaši produktivitu, zaměření a schopnost najít vše, co potřebujete. Po očištění nepořádku na vašem stole vás možná překvapí vaše vlastní efektivita při práci. Vše, co potřebujete, je trochu času, disciplína vyhodit věci, které nepotřebujete, a systém, který zajistí, že se vše hodí.

stupně

Část 1 Vyprázdněte kancelář

1. Začněte na nule. Bude to pro vás snazší zorganizovat, pokud začnete s prázdnou kanceláří. Odstraňte z toho vše. Odstraňte předměty ze zásuvek (pokud existují). Položte vše na samostatný stůl nebo na podlahu pro pozdější třídění. Jakmile odstraníte všechny své věci z kanceláře, bude snazší si představit, jak ji chcete uspořádat.
   • Pravděpodobně to bude trvat déle, abyste si vyřešili věci, které jsou na stole, a rozhodly se, které z nich zahodit.

2. 
   

   
   Vyčistěte kancelář shora dolů. Užijte si důkladné vyčištění vaší prázdné kanceláře. Prach a setřete ho z povrchu pomocí víceúčelového čističe. Ošetřené skvrny a polské škrábance na dřevěných lavicích. Jakmile bude hotovo, bude to vypadat jako nové.
   • Než začnete s čištěním, ujistěte se, že jste z kanceláře odstranili vše. V opačném případě budete muset vyčistit kolem bazaru.

3. 
   

   
   
   
   Zlikvidujte staré věci, které nepoužíváte. Vezměte všechny věci, které máte z kanceláře, a rozdělte je na dvě hromady: jednu pro věci, které vyhodíte do koše, a jednu pro věci, které chcete zachovat. Nehýbejte se. Zbavte se tolika zbytečných věcí, kolik je možné, dokud vám nezůstanou holé náležitosti. Tímto způsobem bude pro vás snazší udržovat váš stůl čistý.
   • Lidé jsou často připojeni k objektům, které nepoužívají a které na ně nejsou zvyklí. Jakmile budete hotovi, porazte zbytečné podnikání a poskytněte vám větší klid.
   • Při úklidu kanceláře nezapomeňte házet odpadky, které najdete. Mohou také počítat s velkou část poruchy.

   
   

   
   Aktualizujte svůj prostor. Podívejte se kolem stolu a najděte vše, co je zastaralé. To zahrnuje kalendáře z minulých let, e-maily, na které jste odpověděli nebo na ně neodpověděli, a dokonce i staré fotografie. Nahraďte tyto objekty aktualizovanými verzemi. Házejte je do koše nebo je ukládejte na zvláštní místo. Všechno na vašem stole musí být nové a připravené k použití.
   • Máte právo držet se věcí, které mají sentimentální hodnotu. Máte-li starou fotografii, dárek nebo suvenýr, které chcete zachovat, uložte je na bezpečném místě a nenechte je hromadit na stole.

Část 2 Změna uspořádání kanceláře

1. 
   

   
   
   
   Změňte rozvržení vaší kanceláře. Nyní je čas dát věci zpět na stůl, ale nemusíte je ukládat tam, kde byly. Přemýšlejte o nových způsobech reorganizace vaší kanceláře, abyste využili prostor, který máte. Možná se rozhodnete umístit věci na své místo, ale na opačné straně kanceláře nebo si pro ně můžete vybrat nové umístění. Vytvořte uspořádání, které vám pomůže soustředit se při práci.
   • Reorganizace věcí na stole je malá změna, která by však měla znamenat monotónnost, kterou cítíte, když si sednete do práce, a vždy stejné věci uvidíte na stejných místech.
   • V Číně existuje dokonce i umění věnované organizaci předmětů každodenního života. Toto je „feng shui“ a tyto terapeutické psychologické účinky byly dobře prokázány.

2. 
   

   
   Naplňte nové podnikání. Chybí vám papír, pera nebo sponky? Jděte do obchodu s kancelářskými potřebami a vyberte vybavení, které potřebujete. Vytvořte seznam, abyste na nic nezapomněli. Soustřeďte se na věci, které často používáte a mají tendenci rychle docházet. Až bude čas pracovat, budete mít vše, co potřebujete.
   • I když vám vaše pracoviště poskytuje veškeré kancelářské potřeby, které potřebujete, měli byste mít po ruce i ty, které vám patří (například váš oblíbený typ pera vás může zpříjemnit).

3. 
   

   
   Přemýšlejte o organizaci vašeho podnikání. Až budete mít dobrou představu o vzhledu, který chcete dát své kanceláři, založte tam svoji firmu, abyste maximalizovali svou produktivitu a zároveň eliminovali jakýkoli nepořádek. Například si vyhrazte střed kanceláře pro svůj počítač a přitom si nechte důležité předměty a dokumenty na dosah ruky. Kromě usnadnění práce vám také pomůže ztratit čas hledáním svých věcí, protože budou logicky uloženy.
   • Vaše intuice bude obvykle nejlepším průvodcem, který vám řekne, kde byste měli své věci sbalit. Pokud hledáte určité věci na určitých místech, je to pravděpodobně nejlepší místo, kam je odložit.

   
   

   
   Přidejte trochu stylu. Vaším cílem je získat čistou a organizovanou kancelář, ale to neznamená, že to musí být nuda. Přidejte nějaké ozdobné doteky, abyste získali více osobnosti. Některé fotorámečky, malá socha nebo zábavný šálek kávy mohou prostor oživit a učinit jej teplejším.
   • Pokud pracujete v krabici nebo v kanceláři, můžete si přivézt nějaké předměty pro domácnost, abyste mohli bojovat s náladou práce.
   • Visí plakáty a plakáty na zdi, které vás motivují k tvrdé práci.

Část 3 Podpora účinnosti

1. 
   

   
   Mějte náležitosti na dosah ruky. Pokud si uvědomíte, že se často musíte pohybovat, abyste dosáhli objektu, musíte se ujistit, že zůstane přístupnější. Přemýšlejte o pohybech, které často děláte, abyste dosáhli něčeho na svém stole a uspořádali své věci v pořadí podle důležitosti. Tento přístup usnadní hledání a použití vaší firmy.
   • Pera a tužky, papír, poznámkové bloky, komunikační zařízení a digitální příslušenství by měly být uloženy na otevřených místech nebo na místech, kde je snadno dosáhnete.
   • Tužky a pera oddělte v šálku, abyste je udrželi pohromadě a připravené k použití, aniž byste zabírali příliš mnoho místa.
   • Papírové spony a sešívačky nechte v blízkosti tiskárny nebo tam, kde manipulujete s dokumenty.
   • Mohli byste vydělávat až hodinu denně snížením času potřebného k nalezení věcí v nepořádku vaší kanceláře.

2. 
   

   
   Ukládejte předměty, které často používáte, na dosah ruky. Ne podstatné předměty, které často používáte, lze uložit do zásuvek, abyste je mohli v případě potřeby vyjmout. Mějte horní zásuvky pro věci, které zabírají místo a věci, které často používáte, ale nemusíte je držet na horní straně stolu.
   • Můžete například zjistit, že k dokončení své práce používáte počítač, tablet nebo jiná elektronická zařízení častěji než pera nebo papír. V takovém případě musí být tyto sekundární materiály uloženy na dosah ruky, aby zůstaly na stole místo pro vaše elektronická zařízení.
   • Pokud máte hodně menších předmětů, můžete si koupit zásuvky pro své zásuvky. Přizpůsobí se prostoru ve druhém a mají oddíly různých velikostí, aby všechny vaše věci byly viditelné a dobře uspořádané.
   • Udělejte si duševní seznam prioritních umístění každé věci. Pokud položku často používáte nebo je důležité, abyste ji měli po ruce, můžete ji nechat na stole. Pokud je potřebujete pouze čas od času, můžete je bezpečně uložit do zásuvky. Pokud jej používáte jen zřídka nebo se nehodí na stůl, musíte si najít jiné místo, kde si ho budete moci nechat.

   
   

   
   Nepotřebné nepořádky ukládejte mimo kancelář. Ať už se rozhodnete ponechat, ale které často nepoužíváte, musí být uloženy jinde, aby se nehromadily a nepřekrývaly vás.Patří sem vaše osobní věci, občerstvení, nápoje a pomůcky, které používáte pouze ve vzácných případech. Písemné dokumenty by měly být uloženy ve složkách, které uspořádáte společně v malém skříni, zatímco zbytek by měl být uložen ve spodní zásuvce nebo jiném skříni, pokud jej nebudete používat. Vyvarujte se co nejvíce pokládání věcí na stůl, s výjimkou těch, které potřebujete.
   • Zkuste si zvyknout ukládat věci po jejich použití. V opačném případě budou mít tendenci se hromadit na vašem stole nebo rychle plnit své zásuvky, pokud nebudete věnovat pozornost.

3. 
   

   
   Ke svým dokumentům použijte poštovní vozík. Chcete-li, aby vám bylo jednodušší zvládnout všechny vaše papírování, měli byste investovat do poštovního koše. Jedná se o mělké víceúrovňové koše, které vám umožňují zvolit jedno patro pro poslední dokumenty a druhé pro dokumenty, které mají být vráceny, stejně jako pro nezodpovězenou poštu nebo které jste se již vrátili. Uložením dokumentů do poštovního koše, složek a malé skříňky se vyhnete rozpadání stolu pod papíry.
   • Poštovní koš nebo více košů naskládaných na sebe vám mohou pomoci odstranit nepořádek vytvořený dokumenty na vašem stole.
   • Zarezervujte si nákupní košík pro dokumenty, které jste vyplnili nebo potřebujete vyplnit, další pro poštu, na kterou musíte odpovědět, nebo již odpověděli atd.

4. 
   

   
   Mějte kontrolu nad sdílenou pracovní oblastí. Někteří lidé musí v práci používat sdílenou kancelář nebo sdílenou schránku, jinak by vaše kancelář mohla skončit v blízkosti jiných stolů, což vám ponechá poměrně omezený pracovní prostor. Stále můžete podniknout kroky k ovládání tohoto sdíleného prostoru.
   • Nejprve se musíte ujistit, že máte jasné limity na to, kdo co vlastní. Poté můžete začít organizovat svou vlastní sekci maximalizací jejího ukládání a efektivity.
   • Umístěte značku na své osobní věci a uložte je vedle místa, kde sedíte. Identifikujte dokumenty, které patří vám, a uložte je do jednotlivých pojiv, které poté vložíte do zásuvek nebo do skříně.
   • Rozhodněte se o společném prostoru pro uložení věcí, které sdílíte, aby se porucha ve vašem osobním prostoru simulovala pomalu.
   • Noste tašku nebo ručník, který vám pomůže s ukládáním věcí. Pokud pracujete ve sdíleném prostoru, možná nebudete moci mít na stole a v zásuvkách tolik spotřebního materiálu a příslušenství, kolik chcete.
   • Zvykněte si pravidelně ukládat a čistit, aby vaše sdílená kancelář nebo pracoviště zůstaly čisté. Čím více lidí je soustředěno ve stísněném prostoru, tím více odpadu, papírů a poruch se hromadí.

• Při organizaci vaší kanceláře v práci mějte minimum osobních věcí a ozdob. Čím více objektů máte na ploše, tím více místa se budete cítit chaoticky a neuspořádaně.
• Ujistěte se, že najdete kancelářskou židli, která poskytuje dobrou podporu zádům. Pokud nedržíte správné držení těla, může to ovlivnit vaše zdraví a náladu.
• Nastavte úložný systém, abyste vždy věděli, co je již hotové, co je třeba dokončit a co můžete zahodit. Organizovat projekty na základě jejich důležitosti a pokroku.
• V blízkosti kanceláře uschovejte odpadní papírový koš a ihned je zlikvidujte. Pokud ji odložíte, budou se hromadit.
• Umístěte štítky na zásuvky, abyste zjistili, kde jsou vaše věci, takže nemusíte hledat všude, kdykoli je potřebujete.
• Nakupujte a používejte jednoduché úložné schránky, které vám pomohou spravovat nepořádek. Budete muset některé věci mít po ruce a přitom je někde ukládat. Můžete je umístit pod stůl, vedle dveří nebo dokonce do jiné místnosti.
• Pokud se chcete drotat, můžete zkusit vyrobit vlastní skladovací pomůcky s jedinečnými a přizpůsobenými materiály.
• Pokud na stole nemáte dostatek místa pro lampu, kupte si kleště, které připevníte k okraji.
• Zbavte se všech možných rozptýlení. To vám také pomůže zůstat psychicky organizovaný.
• Kupte si kartotéku, děrovač a děliče pro uspořádání dokumentů.
• Pokud máte na ploše počítač, musíte své soubory uspořádat. Měli byste také zvážit čištění vnitřku počítače a notebooku.
• Pokuste se mít poznámkový blok po ruce, pokud chcete něco napsat.

• Ujistěte se, že si pamatujete, kde své věci ukládáte. Pokud máte mnoho nástrojů, miniaplikací nebo složek, které si musíte pamatovat, můžete si vytvořit seznam všech věcí ve své kanceláři, aby vám pomohl zůstat v pořádku.
• Nepořádek na vašem stole sníží vaši produktivitu. Jděte snadno a budete ve své práci efektivnější.