Jak organizovat a zaměřit se na svou práci

Obsah

• stupně
• Metoda 1 Dostaňte se do správného stavu mysli
• Metoda 2 Vyčistěte pracovní prostor
• Metoda 3 Zabraňte rozptýlení

Kancelář je často místem, kde je nejdůležitější soustředit se a vyhýbat se rozptýlení. Často je však také místem, kde duchové odcházejí a kde jsou lidé nejvíce narušeni. V rychle se rozvíjejícím světě plném rozptýlení se může zdát nemožné udržet svou koncentraci a organizaci.Pokud však budete mít správnou náladu, vyčistíte si pracovní prostor a vyhnete se rozptýlení, jak nejlépe umíte, můžete zůstat v kanceláři organizovaní a soustředěni.

stupně

Metoda 1 Dostaňte se do správného stavu mysli

1. 
   

   
   Připravte si den předem. Zapište si do programu všechny úkoly, které chcete dělat na začátku pracovního dne nebo večer dříve. Připravíte-li vše, co musíte udělat předem, pomůžete se připravit duševně. Může vám také zabránit rozptylování, protože budete muset dodržovat svůj plán.
   • Některé aplikace na chytrých telefonech, jako je Wunderlist nebo Todoist, vám mohou pomoci soustředit se nastavením připomenutí úkolů, které musíte udělat. To je dobrá volba, pokud máte tendenci unášet se ze svých cílů během dne. Budíky, které se chystáte upravit, vám pomohou zůstat na svých úkolech.

2. 
   

   
   
   
   Dejte si čas na přípravu. Ráno se spěcháte do práce nebo přijedete pozdě, budete se cítit od začátku dne ve stresu. Vyhněte se tomu tak, že si dáte dostatek času na práci. Dalo by se dokonce dorazit o něco dříve. Uvědomíte si, že jste tímto způsobem více soustředěni a produktivnější.
   • Kromě toho můžete několikrát hluboce dýchat, když sedíte u svého stolu. To vám dá pět minut na to, abyste si na to zvykli. Když si před zahájením práce uděláte trochu času, budete se cítit uvolněněji, což vám pomůže zůstat v pořádku a cítit se méně rozptýleni.
3. Začněte jednoduchým úkolem. To vám pomůže zvednout a zaostřit. Začněte den malým úkolem a po dokončení praní se budete cítit více motivováni k řešení složitějších úkolů.
4. Soustřeďte se na jeden úkol najednou. Je snazší pracovat na stejném úkolu chvíli, než zastavit a pokračovat později. Dává vám čas soustředit se a obnovit své myšlenky tam, kde jste skončili. Abyste se vyhnuli rozptýlení a nedostatku organizace, spusťte úkol a pracujte na něm bez zastavení až do konce. Poté přejděte na další.

5. 
   

   
   
   
   Proveďte všímavost. Pomozte zůstat soustředěný celý den s všímavostí. Znamená to jednoduše, že musíte věnovat pozornost současnému okamžiku a být mentálně přítomni o tom, co děláte. To zabrání vaší mysli v putování a pomůže vám udělat dobrou práci.
   • Předpracovaná cvičení nebo všímavost během práce pomůže zmírnit napětí a být lépe připravena mentálně i fyzicky na následující den. Poskytne vám také energii, kterou potřebujete, aby byl váš den co nejproduktivnější.
   • Praxe všímavosti může jednoduše zahrnovat dobrou koncentraci na vaše dýchání, vaše kroky, vaše výtahy nebo cokoli, co děláte. Po zbytek dne se budete cítit více ostražití a soustředění, pokud s tímto druhem cvičení začnete.
6. Pokud pracujete vzdáleně, změňte prostředí. Pokud se cítíte neklidní nebo neschopní soustředit se, měli byste zvážit jít do kavárny nebo knihovny do práce. Když se obklopíte lidmi, kteří aktivně pracují, budete se cítit více motivovaní.

Metoda 2 Vyčistěte pracovní prostor

1. 
   

   
   Odstraňte vše, co nepotřebujete. Je-li váš pracovní prostor vyřazen z provozu, je čas vyčistit. Díky dezorganizovanému stolu se budete cítit ohromeni a bude pro vás těžké soustředit se. Odstraňte všechny rozptýlení a nepořádek na vašem stole, které vám brání být produktivní.
   • Zaměřte se například na jednu oblast najednou a zeptejte se sami sebe, zda vám každý z objektů v ní pomůže dosáhnout vašich cílů. Vyhoďte ty, kteří vám nepomohou. To může zahrnovat nábytek, složky, papíry, poznámky, knihy nebo dokonce fotografie.

2. 
   

   
   Vytvořte produktivní kancelářskou organizaci. Možná vás překvapí dopad uklizené kanceláře na vaši produktivitu. Najděte si organizaci, která vám nejlépe vyhovuje, a zkuste tento přístup.
   • Umístěte obrazovku asi 40 cm od vás, na úrovni očí. Telefony a další nástroje, které často používáte, by měly být umístěny na straně vaší dominantní ruky, aby nedošlo k tomu, že budete muset pohybovat paží před sebou, abyste se k nim dostali. Položte věci, které používáte každý den, na své pracovní stůl a ty, které používáte méně, do svých zásuvek. Udržujte své osobní věci na minimu a rozložte spotřební materiál, který používáte, vedle sebe.

3. 
   

   
   Uspořádejte si hromady věcí, které musíte dělat. Nenechte své hromady věcí, aby vám hrozilo převzít kontrolu nad vaší kanceláří. Kromě snížení pocitu organizace vás tyto baterie zdůrazní. Zkuste místo toho vytvořit organizovaný prostor, kam jej umístit, pro které nezabírá příliš mnoho místa.
   • Vytvořte složky pro každou úlohu nebo zásobník. Vložte je do zásuvek vašeho stolu, do malé skříňky nebo kamkoli budete chtít. Otevřete každý sešit a odstraňte všechny zbytečné papíry, které jsou v něm, jakmile dokončíte projekt. Poté složku umístěte na místo, které jste vybrali pro dokončené úkoly.

4. 
   

   
   Před odjezdem každý den vyčistěte svou kancelář. Na začátku dne se budete cítit vyčerpaní a ohromení, pokud dorazíte do kanceláře, abyste viděli nepořádek. Vyhněte se tomu ukládáním a uspořádáním pracoviště před každodenním odjezdem. Vyhněte se tomu ukládáním a uspořádáním pracoviště před každodenním odjezdem.
   • Zorganizujte svou kancelář hodinu před odjezdem. To vám pomůže najít zprávu, na kterou jste možná zapomněli, a zároveň vám poskytne čas na dokončení před koncem dne.

Metoda 3 Zabraňte rozptýlení

1. 
   

   
   Udělejte si nějaký čas na zpěv. Pokud budete dělat několik věcí najednou, narušíte svou koncentraci. Pokud se přestanete neustále dívat na své nebo posloucháte své, přerušíte nit vašich myšlenek a budete rozptýleni. Místo toho, abyste se o ně postarali, když dorazí, můžete jim během dne nějakou dobu trvat, než je dokončíte. Tímto způsobem na to nebudete myslet celý den.
   • Během této doby se pokuste telefon umlčet. Pokud tak učiníte, informujte ty, kteří by vám mohli zavolat, že jim zavoláte později.
   • Zvažte vypnutí oznámení DS v počítači. Tímto způsobem nebudete v pokušení zkontrolovat je pokaždé, když dorazí nový.

2. 
   

   
   Uspořádejte svou práci podle času. Můžete zůstat na chvíli v pohotovosti, než se vaše mysl začne bloudit. Vyberte si určitý čas na práci a poté si dopřejte krátkou přestávku. To vám umožní soustředit se během vaší práce, protože víte, že jakmile budete hotovi, můžete si odpočinout.
   • Nastavte budík na dobu podle vašeho výběru. To vám znemožní neustále se dívat na čas a uvidíte, kolik času zbývá do příštího přestávky, což je samo o sobě rozptýlení. Začněte s bloky po 60 minutách a zvyšte dobu trvání postupně až na 90 minut.

3. 
   

   
   Dělejte pravidelné přestávky. Může se to zdát kontraproduktivní, ale přestávky během práce vám pomohou cítit se plný energie a produktivní. Kromě toho, pokud víte, že máte brzo přestávku, budete méně nakloněni nechat vaši práci rušit určité rozptýlení, jako jsou sociální sítě a nouzové telefonní hovory.
   • Přestávejte každou hodinu pět až deset minut. Poté si udělejte delší přestávku každé dvě až tři hodiny. Pomocí přestávek vypijte sklenici vody, povídejte si s kolegou nebo si natáhněte nohy.