Jak odpovědět na telefonní hovor mého šéfa

Obsah

• stupně
• Část 1 Cvičení profesionální etikety na telefonu
• Část 2 Diskutujte se svým nadřízeným
• Část 3 Přijetí telefonního hovoru mimo pracovní dobu

Přijetí telefonního hovoru od vašeho šéfa je někdy zdrojem úzkosti, zejména pokud vás to často zneklidní a ztratíte důvěru. Nejlepší způsob, jak odpovědět na telefonní hovory od vašeho zaměstnavatele, je praktikovat profesionální etiketu na telefonu za všech okolností a být vždy připraven přijímat úkoly a odpovídat na otázky související s jejich prací.

stupně

Část 1 Cvičení profesionální etikety na telefonu

1. 
   

   
   Zvedněte hovor. Před vyzvednutím nechte telefon vyzvánět dvakrát až třikrát. To mu dá dojem, že jste zaneprázdněni a máte dobré výsledky. Vyzvedněte hovor příliš brzy, vyvolejte dojem, že nejste příliš zaneprázdněni nebo vůbec nic nedělejte, čekejte příliš dlouho, než to napovídá, že volající není pro vás prioritou.
   • Nezapomeňte toto pravidlo použít pokaždé, když jste v profesionálním prostředí, ať už vám někdo volá. Nedělejte to nebo nepoužívejte jeho pravidla pohodlí pouze v případě, že se vás váš šéf pokouší kontaktovat telefonicky, ale s každým, včetně vašich kolegů, zákazníků a dodavatelů, kteří budou více vstřícní, pokud se budete chovat náležitě. Navíc nikdy nemůžete s jistotou vědět, kdy vám váš zaměstnavatel zavolá z jiné linky.

2. 
   

   
   
   
   Zdravím ho profesionálně. Při odpovídání na telefon se snažte být co nejprofesionálnější a nejpříjemnější. Pokud vám například zavolají vaši spolupracovníci nebo zaměstnavatel, řekněte: „Tady Jean Poisson. Jak vám mohu pomoci? "
   • Pokud pracujete ve velké organizaci s více odděleními, uveďte v pozdravu název svého oddělení nebo oddělení. Řekněte: „Tady Jean Poisson z obchodního oddělení. Co pro vás mohu udělat? "
   • Při odpovídání na telefonní hovor z vnější linky zadejte název své firmy, i když si myslíte, že vám váš šéf může volat. Například řekněte: „ahoj! Zde ABC Service, Jean Poisson do zařízení. Jak vám mohu pomoci? "

3. 
   

   
   
   
   Polykejte jídlo nebo plivejte žvýkačku. Udělejte to nejlépe před zvednutím telefonu, ale pokud to nemůžete udělat včas, dokončete akci co nejtajněji a nejtišším způsobem. Mluvení s žvýkačkou nebo jídlem v ústech je nevhodné a dává špatný obraz o sobě. Lepší si to partner uvědomí.

4. 
   

   
   Mluvte jasně a přímo do mikrofonu. To vám pomůže vyhnout se problémům s komunikací mezi vámi a vaším nadřízeným, což může později způsobit problémy. Kromě toho bude váš šéf frustrován, pokud má potíže s komunikací s vámi kvůli problému se zvukem nebo špatné kvalitě zvuku.
   • Pamatujte také na úsměvy při odpovídání a telefonování. Většina volajících, včetně vašeho šéfa, bude vědět, že se usmíváte svým hlasem a tónem. To bude mít pozitivní vliv na vašeho šéfa, zejména pokud pracujete v oboru souvisejícím s prodejem a zákaznickým servisem.

5. 
   

   
   Věnujte jí veškerou pozornost. Při rozhovoru s šéfem buďte velmi opatrní. Zastavte vše, co děláte, i když je to úkol, který vám dal dříve. Buďte připraveni naslouchat tomu, co vám má říct.
   • Obecně se při komunikaci se svým šéfem vyhýbejte vnějším faktorům. Pokud například jeden z vašich kolegů přijde do vaší kanceláře, když jste na telefonu, řekněte mu zdvořile gesto, že s ním nemůžete hned mluvit.

Část 2 Diskutujte se svým nadřízeným

1. 
   

   
   Dělejte si poznámky. Vezměte si notebook a buďte připraveni dělat si poznámky, když s ním chatujete. Tímto způsobem budete moci kdykoli připravit na vědomí všechny důležité informace, které by vám chtěl během konverzace sdělit, jako jsou: časy, data, adresy nebo pokyny pro konkrétní úkol. To vám také umožní napsat všechny důležité otázky, které byste mu chtěli položit na oplátku.
   • Vždy mějte na stole, v horní zásuvce nebo na snadno přístupném místě, poznámkový blok a pero. Mít notebook poblíž vám umožní zaznamenat důležité informace při každém naplánovaném nebo neplánovaném telefonním hovoru.
   • Pokud nemáte po ruce notebook, ale sedíte před počítačem, otevřete prázdnou stránku nebo dokument Word a zapište si poznámky, jako byste používali notebook. Uvědomte si však, že vás bude moci slyšet psát, takže buďte velmi opatrní a pozorně poslouchejte, aby se méně snažil přemýšlet, zda zvuky vaší klávesnice opravdu souvisejí s vaší konverzací.

2. 
   

   
   Zůstaňte v klidu. Dýchejte zhluboka a klidně na několik okamžiků a vypijte trochu vody podle potřeby, abyste vás uklidnili. Je snadné rozpoznat úzkostného člověka na telefonu, zvláště pokud silně dýchá nebo má chvějící se váhavý hlas. Zůstat v klidu vám také pomůže cítit se sebevědomě a ovládat situaci.
   • Pokud víte, že vám váš zaměstnavatel brzy zavolá, osvobozte se od úzkosti tím, že kousek před přijetím hovoru přijdete. Vstaň a trochu se projdi ve své kanceláři nebo službě, pomůže ti to. Ujistěte se, že se vraťte včas na hovor.
   • Pokud cítíte, že je třeba se před hovorem nebo během hovoru rychle uklidnit, zhluboka se nadechněte. Nadechněte se co nejpomaleji nosem po dobu čtyř až pěti sekund. Udržujte dech další tři sekundy a poté jemně vydechněte další čtyři až pět sekund. Vdechování kyslíku vám pomůže uvolnit napětí a umožní vám vyčistit hlavu.

3. 
   

   
   Cvičte aktivní poslech po celou dobu. Protože s vámi nemluví tváří v tvář, je důležité, abyste jasně porozuměli všemu, co vám na telefonu řekne. Neváhejte ho požádat, aby opakoval a vysvětlil věci, které jste neslyšeli nebo jim nerozuměli.
   • Ve skutečnosti si občas vyžádejte vysvětlení nebo potvrďte některé podrobnosti, i když jeho pokynům rozumíte. Než zavěsíte, zkuste shrnout své pokyny podle vlastních slov. Cvičením aktivního naslouchání mu ukážete, že ho poslušně posloucháte a jste profesionální.

4. 
   

   
   Odpovězte mu krátce. Nejezděte kolem keře, nepřibližujte se k věci a neodpovídejte mu přímo. To vyvolává dojem, že jste dobře připraveni a umožní vašemu šéfovi soustředit se na účel jeho výzvy, aniž by vás to příliš rozptylovalo. Ve většině případů je váš zaměstnavatel velmi zaneprázdněn a volá vám pouze proto, že od vás chce nějaké konkrétní informace. Pokud vás výslovně nepožádá, abyste mu poskytli všechny podrobnosti, uveďte mu přesně to, co chce.
   • To ještě neznamená, že byste v případě potřeby neměli vyžadovat objasnění. Váš zaměstnavatel je určitě velmi zaneprázdněn, ale je lepší trávit nyní 60 sekund dotazem, než byste museli strávit hodiny opravami chyb u svého šéfa. Pokud máte k dispozici spoustu otázek, ale nemáte dostatek času na to, zeptejte se svého vůdce, pokud se můžete přiblížit konkrétnímu kolegovi nebo nahlédnout do písemného dokumentu, abyste byli více informováni.

5. 
   

   
   Udělejte slovní přikývnutí. Udělejte to během celé konverzace. Slovní přikývnutí jsou výroky jako „ano“, „souhlasím“, „rozumím“ a „vidím“. Všichni ukazují, že to aktivně posloucháte.
   • Tyto slovní kývnutí by samozřejmě mělo být během konverzace provedeno ve vhodných časech. Před provedením instrukce nebo vysvětlení počkejte na přestávku.

6. 
   

   
   Během hovoru buďte pozitivní. Pozitivní a dynamický přístup ukazuje svému šéfovi, že jste sebevědomí, kompetentní a nebojí se čelit problémům práce. Například, pokud vás zavolá, abyste diskutovali o problému, promluvte si s ním o možných řešeních, která můžete implementovat.
   • Buďte tak vnímaví, jak je to možné, i když kritizuje vaši práci nebo postoj. Přijměte kritiku tím, že ji shrnete svými vlastními slovy, a poté diskutujte, jak ji opravit. Můžete upřímně vyjádřit své obavy ohledně dalšího postupu v budoucnosti, ale vyhněte se omluvám za minulé chyby nebo problémy.
   • Pokud chcete vyjádřit své obavy nebo vysvětlit minulé problémy, zformulujte svou větu pomocí zájmena „I“ místo „vy“. To umožní vašemu vůdci, aby se nevzdával defenzivy, aby vám odpověděl negativně nebo na hněv. Pokud vás například vyzývá, abyste s vámi diskutovali o úkolu, který jste nebyli schopni dokončit včas, řekněte: „Měl jsem potíže se shromažďováním nezbytných informací“ místo toho, abych řekl: „ neposkytl mi potřebné informace včas ".

7. 
   

   
   Poděkovat mu. Nezapomeňte poděkovat šéfkuchaři za čas, který vám zavolal. I když je to ten, kdo vás volal, a ne naopak, děkování mu za to, že vám volal, je skvělý způsob, jak mu ukázat své uznání za čas, který vám dal. Například řekněte: „Vím, že máte rušný den, děkuji, že jste si udělali čas a zavolali mi. "
   • Udělejte to pokaždé, když vám zavolá nadřízený, a zejména když tak učiní, aby vyjádřil znepokojení, kritizoval vaši práci nebo vysvětlil projekt. Cílem je ukázat, jak dychtivě plníte úkoly, které vám byly dány, a poděkovat mu za čas, který vám dal, je způsob, jak uznat, že jeho výzva vám pomůže dobře vykonat práci.

Část 3 Přijetí telefonního hovoru mimo pracovní dobu

1. 
   

   
   Pokud je to možné, přijměte hovor. Pokud vám váš šéf volá po pracovní době, vyzvedněte si a projednejte s ním, pokud to neporušuje vaše další priority. To je ještě důležitější, pokud jste v této pozici méně než šest měsíců.
   • Vaše ochota komunikovat se svým šéfem po běžné pracovní době vám ukáže, jak jste oddaný vašemu podnikání a práci.
   • Pokud mu nemůžete odpovědět, když vám volá, podepište ho co nejdříve. V ideálním případě byste poslouchali hlas, který jste opustili, a zavolat co nejdříve. V závislosti na kultuře společnosti a povaze hovoru byste měli být schopni získat zasláním e-mailu nebo e-mailu s vysvětlením, proč jste nemohli přijmout jeho hovor, pokud jej nemůžete zavolat zpět.

2. 
   

   
   Zkontrolujte firemní kulturu. V některých společnostech zaměstnavatel vyžaduje, aby zaměstnanec byl v kontaktu telefonicky a e-mailem, bez ohledu na čas nebo den. I když se to může zdát nespravedlivé, budete jej stále muset přijmout jako součást firemní kultury, pokud na tom chcete pokračovat.
   • Pokud nevíte, jaká pravidla dodržovat, přiblížit se svým kolegům. Možná se dozvíte, že před odpovědí můžete počkat několik hodin nebo že každý okamžitě odpoví. Najděte správné informace a použijte je.

3. 
   

   
   Zůstaňte pozitivní a jednejte podle situace. Při naslouchání zaměstnavateli i mimo pracovní dobu buďte vždy zdvořilí a pozitivní. Než se rozhodnete, jak na to zareagovat, musíte se na každou situaci samostatně podívat.
   • Například, pokud vás zaměstnavatel kritizuje nebo vám dá pokyny k práci, dělejte si poznámky během rozhovoru, ale neváhejte a pokračujte ve svých mimoprofesionálních činnostech po skončení hovoru. Pokud úkol, který vám dal, není naléhavý, můžete jej odložit stranou a provést jej během běžné pracovní doby.
   • Na druhou stranu, pokud se jedná o nouzovou situaci, musíte se postavit současně a vyřešit problém bez ztráty sekundy, podle přání svého šéfa.

4. 
   

   
   Zhodnoťte svou spokojenost s prací. Váš šéf nemůže rozumně očekávat, že budete k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, ale není žádná záruka, že jeho očekávání budou přiměřená. Pokud vám váš šéf zavolá pravidelně po několika hodinách a cítíte se nepříjemně nebo úzkostně, zvažte hledání jiné práce.
   • Pokud víte, že váš zaměstnavatel zavolá po hodinách, vypněte mobilní telefon, ale pokud nejste odbory, můžete být pravděpodobně vyhozen kdykoli. Váš šéf se může stáhnout, pokud si všimne, že po pracovní době neodpovídáte na jeho hovory nebo jej za to posíláte zpět.