Jak přijmout hovor

Obsah

• stupně
• Metoda 1 Přijměte telefon v práci
• Metoda 2 Přijměte telefon soukromě
• Metoda 3 Přijměte telefonní hovor z neznámého čísla

Vědět, jak odpovědět na telefon, je v životě důležitá dovednost. Za profesionálních okolností, jako je přijetí obchodního hovoru nebo volání od potenciálního zaměstnavatele, je vyžadována formálnější metoda pozdravu. Pokud přijmete hovor od přítele, milence nebo člena rodiny, budete mít tendenci reagovat jednodušším a přirozenějším způsobem. Pokud dostanete hovor z neznámého čísla, budete muset použít osvědčenou techniku ​​a buďte opatrní.

stupně

Metoda 1 Přijměte telefon v práci

1. 
   

   
   Buďte profesionální. Když přijmete hovor na službu, nemůžete vždy vědět, kdo je na druhém konci linky. Profesionální reakce vám pomůže zahájit konverzaci na dobrý začátek.
   • Pokud pochybujete, řekněte „ahoj, je to Carl na telefonu“.
   • I když víte, kdo je volající, může to být váš šéf, který volá z telefonu jednoho z vašich kolegů! Odpovězte slovy „ano, co? Dá na vás negativní dojem nebo nadměrně špatně.

2. 
   

   
   Zaměřte se na konverzaci. Ukažte se absolutně přítomný. Přestaňte pracovat a chvilku se připravte.
   • Vyjádřete svůj výraz, výraz, který chcete promítat před přistáním. To je rozdíl: ať už se usmíváte, mračíte se nebo plačete, váš partner to bude cítit tónem vašeho hlasu.
   • Během hovoru se vyhýbejte surfování na internetu nebo rozptylování. Pokud nejste přítomni, partner to bude cítit.

3. 
   

   
   
   
   Vždy se prezentujte. V podnikání je vhodné odpovědět na telefonní hovor s uvedením vašeho jména a jména vaší společnosti: „Dobrý den, děkuji, že jste zavolali společnosti XYZ. Já jsem Carl. Co pro vás mohu udělat? "
   • Pokud se jedná o interní hovor a znáte ho, můžete místo toho odpovědět tak, že uvedete jméno svého oddělení a své jméno: „Dobrý den, jste v oddělení Webdev, Carl na telefonu. Co pro vás dnes mohu udělat? To umožní vašemu partnerovi vědět, že oslovil správnou osobu a že jste připraveni mu pomoci. Hovořit s přátelským, přátelským tónem bude konverzace příjemnější pro každého z vás.
   • Ve většině služeb existují pravidla pro přijímání hovorů, která musí dodržovat všichni zaměstnanci. Vždy projevte upřímnost, i když jste nuceni postupovat podle pokynů hloupě, protože zákazník bude schopen rozlišit, zda jste opravdu nadšení, nebo pokud právě čtete pokyny: „Vítejte na telefonní lince Dobrý Burger, dům dobrého pečiva! Bude znít směšně, pokud to neřeknete s přesvědčením.

4. 
   

   
   
   
   Odpověď s dostatečnou slušností. Ukažte se trpělivě, uctivě a přesvědčivě. Snažte se, abyste se stali užitečnými. Pokuste se nemluvit příliš neformálním způsobem, dokud nevíte, kdo je na lince.
   • Pokud se druhá osoba nezobrazí, řekněte: „Mohu zjistit, kdo je na telefonu? Je důležité vědět, kdo volá, pokud ho potřebujete znovu kontaktovat nebo přenést na jinou linku. Tento postoj také umožňuje dotyčné osobě cítit, že je s ní zacházeno osobně, a navíc, že ​​je zvláštní. Je důležité vytvářet pozitivní profesní vztahy s lidmi, kteří vám volají více než jednou.
   • Snažte se být neslušní, i když se cítíte frustrovaní. Pamatujte, že v podnikání vaše slova a činy přímo odrážejí image vaší firmy. Pokud uděláte špatný obrázek o své firmě, zkazíte ji a vaši manažeři ji nepřijmou.

5. 
   

   
   Připravte se na přijetí. Pokud někdo volá, aby promluvil se svým nadřízeným nebo kolegou, ale v tuto chvíli jste jediný, kdo je schopen tuto osobu přijmout, zdvořile se zeptejte, kdo je na telefonu, a požádejte je, aby řekli, k čemu volají. Poslouchejte pozorně a zapište co nejvíce informací:
   • Pokud osoba, kterou se snaží dosáhnout, není k dispozici, řekněte mu: „Je mi líto, ale pan O'Halloran není v tuto chvíli k dispozici. Chtěli byste ho nechat? "
   • Nezapomeňte zaznamenat jméno osoby, telefonní číslo a předmět hovoru. Zhodnoťte naléhavost hovoru: máte pocit, že volající potřebuje pomoc během následujících dvou hodin nebo jen za týden? Pokud se jedná o naléhavé volání, bude nutné problém vyřešit co nejrychleji a nejefektivněji, takže je třeba pokračovat co nejdříve.

6. 
   

   
   Dávejte pozor na hovory, které mají za cíl shromažďovat informace. Pokud nepoznáte, kdo volá, a žádáte o informace o vás nebo jiných, buďte opatrní, abyste neposkytovali příliš mnoho informací o tom, jak vaše firma interně funguje.
   • I když partner uvede své jméno a jméno své společnosti, musíte být opatrní, pokud se nejedná o důvěryhodný kontakt. Pokud máte pochybnosti, přidržte hovor na chvilku a požádejte kolegu o radu: „Už jsme předtím pracovali s osobou jménem Dave Neal? Ptá se mnoho otázek o našich postupech a našich schopnostech a chci se ujistit, že mu mohu věřit. ““
   • V podnikání musíte říci: „Je mi líto, pane nebo paní. Podle pravidla společnosti nemám oprávnění poskytovat tyto informace. Mohu znát účel, pro který tyto informace hledáte? Poté vytáhněte analýzu.

Metoda 2 Přijměte telefon soukromě

1. 
   

   
   Zdravím, kdo volá. Pokud víte, kdo volá, s ohledem na jeho identitu a zkušenost, pozdravte ho, jako byste byli, kdybyste byli před ní. Pokud neznáte volající osobu, odpovězte formálněji a čekejte, až řekne předmět jejího hovoru.
   • Jako standard, mezinárodně uznávaný pozdrav: řekněte „allo? Na závěr pozdravu odpovězte mírným skloněním, jako byste se ptali. Termín „přidělit? Vede mluvčí k odpovědi, a ve většině případů vám bude i nadále říkat účel jeho hovoru.
   • Pokud je volající přítel, pozdravte ho nenápadně: „ahoj, Tom! Jak se máš? "
   • Pokud je volající manažer, známý nebo potenciální zaměstnavatel, pozdravte je formálnějším, ale známým způsobem: "Dobrý večer, pane Lynche, jak se máte?" "
   • Pokud neznáte volajícího, omezte se na jednoduché „alokace“? "

2. 
   

   
   Poté, co řekl: ahoj? ", Počkejte na odpověď partnera. Tento způsob zahájení konverzace povzbuzuje vašeho partnera, aby se představil. Podívejte se na následující příklad. Co musíte říci, je uvedeno v tuk a co musí mluvčí říci kurzíva :
   • Ahoj?
   • Ahoj, Carl, je to Tom.
   • Ahoj, Tome! Co je nového?
   • Jen volám, abych zjistil, jestli budeš k dispozici později. Myslel jsem, že bych navrhl, abyste se podívali na nový film Star Wars.
   • Jo, jsem na sledování filmu Star Wars!

3. 
   

   
   Přizpůsobte si pozdrav. Jakmile získáte více zkušeností s přijímáním telefonních hovorů, můžete začít vytvářet vlastní pozdravy a specifické fráze, které můžete znovu a znovu používat.
   • Nezapomeňte se identifikovat prostřednictvím svého pozdravu: „ahoj, je to Carl“ nebo „Carl v telefonu“.
   • Přemýšlejte o experimentování se známými variantami pozdravu „ahoj? "Ahoj" nebo "ahoj" nebo "kukučka, co se děje?" Nebo "ahoj, jak se máš?" Tato známá pozdravy jsou vhodnější mezi přáteli a neprofesionálními znalostmi.

4. 
   

   
   Navrhněte vokál za časy, kdy budete pryč. Každý, kdo je vašimi přáteli, rodiči nebo zaměstnavateli, může spadnout na váš záznamník, takže se ujistěte, že váš hlas je zdvořilý a výstižný. Vyhněte se žertům nebo žertům, pokud si nejste zcela jisti, že budou volat pouze vaši přátelé.
   • Řekněte: „Jste na Carlově záznamníku. Promiň, že ti teď nemůžu odpovědět. Nechte jednoho a já vám odpovím co nejdříve.
   • Pomyslete na vytvoření vokální rodiny pro případ, že používáte rodinný telefon. Řekněte: „Ahoj, tohle je rodina Rogersů. Je nám líto, že v tuto chvíli nemůžeme odpovědět, ale jednu nechte a my vám zavoláme co nejdříve! Udělejte si zábavné nahrávky hlasů všech členů rodiny. Pokuste se přimět celou rodinu, aby mluvila sborem, nebo nechte každého člena rodiny, aby řekl rodině.
   • Nezapomeňte si přímo vyžádat informace o volajícím, místo toho, abyste ho jednoduše požádali, aby opustil: „Prosím, zanechte prosím své jméno, telefonní číslo a předmět vašeho hovoru a já vám zavolám zpět co nejdříve. “ Uplatnění tohoto konkrétnějšího přístupu se může jevit jako vhodnější pro telefonní číslo, na které očekáváte mnoho obchodních hovorů.

Metoda 3 Přijměte telefonní hovor z neznámého čísla

1. 
   

   
   Zvažte osobu, která by vám mohla zavolat. Pokud čekáte na volání od někoho (nového známého, organizace nebo potenciálního zaměstnavatele), odpovězte na tento telefon. Posuďte sami, zda tato situace vyžaduje pozdrav trochu formálnější nebo trochu méně formální, přesto zůstaňte formální, protože to nikdy nevíte.
   • V tomto případě odpovězte zdvořile a méně formálním způsobem. Jednoduchý "alo?" Bylo by to vhodné. Nemusíte se hlásit okamžitě. Pokud osoba, která vám volá, zná nebo vidí vaše jméno na kartě, zeptá se: „Mohu si promluvit s Carlem? "
   • Pokud se hovor zobrazí jako as neznámým nebo maskovaný, necítíte se povinni odpovědět. Odpovězte, pokud si přejete, nebo počkejte, až zjistí, zda volající zanechá hlas. Vždy je můžete zavolat zpět, v případě, že se jedná o důležitý hovor.

2. 
   

   
   Dejte si pozor na žerty. Pokud přijmete hovor a zjistíte, že je to vlastně směšné nebo agresivní volání, může to být vtip. Některé žerty jsou vulgární a zřejmé, zatímco jiné se vás pokusí přimět, aby si mysleli, že je to legitimně důležité volání. Zacházejte s žolíky stejně jako s býky: pokud zůstanete online a hrajete svou hru, povzbudíte je. Přesto by bylo užitečné zůstat online a hrát hru pro případ, že vám poskytne představu o tom, kdo volá. Některé americké telefony nabízejí službu sledování hovorů: Pokud po zavěšení vytočíte * 69, služba automatického volání vám poskytne všechny veřejné informace o posledním volaném čísle.

3. 
   

   
   Dejte si pozor na telemarketery. Pokud přijmete telefonní hovor z neznámého čísla a osoba na druhém konci se vás začne ptát na vaše otázky, možná bude hledat způsob, jak vás dostat z telefonu peníze.
   • Telemarketers volají denně desítky lidí a většina z nich se nezajímá o to, co prodávají. Nenechte se v rozpacích říci: „Děkuji za volání, ale nemám zájem. Přeji ti hezký den! Pak můžete zavěsit, abyste neztráceli čas ani jejich.
   • Pokud si nepřejete od této konkrétní společnosti přijímat další hovory, požádejte telemarketer, aby vložil vaše číslo do své „černé listiny“. Většina společností bude mít tendenci vyhovět vaší žádosti a přestane vás obtěžovat.
   • Pokud vás zajímá, co telemarketing nabízí, můžete zůstat online a poslouchat ho. Pamatujte, že čím déle zůstanete online, tím více chcete prodávat produkty!
   • Pokud vás požádají o informace o vás nebo o někom jiném ve vaší rodině, zeptejte se jich na jejich jméno a název jejich firmy, než jim něco řeknete. Poslední věc, kterou musíte udělat, je poskytnout příliš mnoho informací telemarketers! Pokud jsou podezřelí nebo nechtějí říct, kdo jsou, nezapomeňte, že s nimi nemusíte dál mluvit.