Jak napsat zprávu

Obsah

• stupně
• Část 1 Příprava
• Část 2 Zapisování poznámek během schůzky
• Část 3 Psaní zápisů
• Část 4 Použití šablon zápisů z jednání

Byl jste zvolen nebo jmenován tajemníkem vašeho výboru. Gratulujeme! Ale už jste si dělali poznámky, připravovali a vypracovávali zápisy? Ať už použijete pravidla kódu postupu pro poradní shromáždění, jako je Robertsův řád nebo Morinův zákon, nebo si sami vytvoříte svůj zápis, budete muset dodržovat určité metody, abyste dosáhli dokonalosti.

stupně

Část 1 Příprava

1. 
   

   
   Seznamte se s postupy vaší společnosti. Pokud tajemník musí vypracovat formální zprávu, je vhodnější se zeptat na kodex postupu, který se má použít, konkrétně Kód Morin nebo jiný. V méně formálním prostředí určete, co má být uvedeno v zápisu a jak budou použity.
   • Jako zpravodaj nemusíte znát všechna jednací řád. Bylo by však užitečné mít kopii kódu nebo požádat předsedu o konkrétní odpověď na jakékoli otázky.
   • Seznamte se se svou rolí. Někteří zpravodajové nezasahují přímo do debat, zatímco jiní si během účasti na diskusi dělají poznámky. V obou případech nesmí sekretářka hrát jinou důležitou roli, jako je židle nebo facilitátor.

2. 
   

   
   
   
   Připravte si model. Zápisy z jednání mají téměř podobný obsah. Šablona umožňuje standardizovat prezentaci vašich zápisů pro snadnou kontrolu. Můžete si také stáhnout ukázkové šablony minut. Ponechte dostatek místa pro alespoň níže uvedené položky.
   • Název organizace.
   • Typ schůzky. Existuje pravidelná výroční nebo týdenní schůzka, malá schůze výboru nebo schůzka zvaná ke zvláštnímu účelu?
   • Datum, čas a místo. Ponechte místo pro zaznamenání času začátku a konce relace.
   • Jméno předsedy nebo moderátora schůzky a jméno tajemníka nebo náhradníků.
   • Seznam účastníci a omlouvám se, Ve skutečnosti je to prezenční listina. Pokud je dosaženo kvora, tj. Je-li počet dárků minimální požadované pro hlasování, poznamenejte si.
   • Nechte místo pro váš podpis. Jako tajemník budete vždy muset svou práci podepsat. Po schválení zápisu může být nutný další podpis, ale záleží to na postupech vaší společnosti.
   • Pořadí dne, pokud existuje. Pokud jste agendu sami nevypracovali, požádejte předsedu nebo moderátora o schůzku, aby vám poskytla kopii, která bude užitečná pro organizaci vašich poznámek.

3. 
   

   
   
   
   Mějte s sebou notebook nebo notebook. Ujistěte se, že jste se svým vybavením spokojeni. Pokud často píšete minuty, máte k tomu notebook nebo vytvořte složku v počítači.
   • Pokud jste připravili zápis z předchozí schůzky a nebyl předložen ke schválení, ujistěte se, že jste se také umyli.
   • Páskový magnetofon vám pomůže psát minuty později, ale nenahrazuje pořizování poznámek. Pokud zaznamenáte jednání během schůzky, ujistěte se, že všichni přítomní souhlasí. Odolejte pokušení reprodukovat prohlášení účastníků slovo za slovem.
   • Pokud se naučíte stenografii, budete si dělat poznámky rychleji, ale nebudete muset reprodukovat vše, co účastníci říkají, aby napsali své minuty. Ve skutečnosti se tomu musíte vyhnout.
   • Pokud jste vyzváni, abyste dělali poznámky veřejně, použijte zpětný projektor nebo flipchart. Seřiďte poznámky pečlivě, abyste je mohli snadno použít k zápisu minut.

Část 2 Zapisování poznámek během schůzky

1. 
   

   
   Distribuujte časový rozvrh. Jakmile je tam každý, rozešlete list nebo více, pokud je jich mnoho. Každý jej použije k napsání svého jména a kontaktních informací. Tento seznam bude použit k vyplnění části zápisu, vyhrazené pro zaznamenávání jmen osob, které se zasedání zúčastnily. Můžete také připojit list sám k zápisu.
   • Pokud neznáte většinu přítomných lidí, vytvořte plán stolu a vyplňte jej, když požádáte všechny, aby se představili. Během psaní si mějte seznam po ruce, abyste mohli v případě potřeby zavolat podle jména.

2. 
   

   
   Naplňte svůj model na maximum. Do zahájení schůzky zadejte název organizace, datum a místo a typ schůzky, např. „Týdenní schůze představenstva, zvláštní schůze výboru atd.“. “. Na začátku schůzky si poznamenejte čas.
   • Pokud nemáte šablonu, napište tyto informace na začátek poznámek.
   • Pokud byla schůze svolána pro určitý účel nebo ve zvláštní čas, uchovejte si kopii oznámení, které bylo zasláno účastníkům. Budete jej muset připojit k zápisu po jeho napsání.

3. 
   

   
   Zapište výsledek první nabídky. Většina oficiálních schůzek začíná návrhem na přijetí prozatímního programu. Tento první krok bude sloužit jako příklad pro ilustraci postupu. Pokud schůzka začíná jiným návrhem, nezapomeňte zaznamenat stejné relevantní informace.
   • Přesný e návrhu, který začíná „Navrhuji“. Obvykle to znamená „Navrhuji přijetí této agendy. "
   • Jméno autora návrhu.
   • Výsledek hlasování. Je-li hlas kladný, napište „pohyb prošel“.
   • Pokud nemůžete přesně reprodukovat dlouhé návrhy, můžete požádat, aby byly předloženy písemně. Pokud se jedná o opakující se problém, požádejte o zahrnutí tohoto požadavku do úředního postupu u návrhů, které překračují určitý počet slov.
   • Pokud jste vypracovali pořad jednání, můžete být sponzorem návrhu, zatímco jste tajemníkem schůzky. Je to perfektní, pokud zůstanete objektivní, protože není nekompatibilní zahrnout do zápisu své vlastní činy.

4. 
   

   
   Uložte další návrhy předložené během schůzky. Postupujte pečlivě, ale nezaznamenávejte je do zápisu, pokud není uvedeno jinak! Když je předložen nový návrh, zaznamenejte příslušné informace.
   • Pamatujte, že každý návrh by měl obsahovat podmínky samotného návrhu, jméno autora a výsledek hlasování.
   • Některé návrhy vyžadují před hlasováním podporu jiného účastníka. Pokud například někdo řekne „Podporujte pohyb“, zaznamenejte do této minuty jako spoluautor tohoto jména jeho jméno.
   • Pokud neznáte jméno sponzora návrhu nebo jej potřebujete znovu poslouchat, zastavte prosím schůzku zdvořile a zeptejte se. Přesné zaznamenávání informací je natolik důležité, aby odůvodnilo toto mírné přerušení.
   • Pokud se návrh změní, jednoduše zopakujte znění ve svých poznámkách. Není nutné v zápisu uvádět, že návrh byl změněn, ledaže by došlo ke sporu o pozměňovacím návrhu, který vedl k dlouhé debatě.

5. 
   

   
   Poslechněte si prezentaci zpráv a požádejte o kopie. Vždy, když se zpráva, informační bulletin nebo podobný dokument přečte nahlas, zaznamenejte název zprávy a jméno osoby, která ji přečte, nebo jméno podvýboru, který ji napsal. Pokud existuje připojený pohyb, uložte jej jako u jakéhokoli jiného pohybu.
   • Je však nejlepší získat kopii dokumentu na konci schůzky. Předložte poznámku reproduktoru nebo židli, abyste získali tuto kopii. Poté připojíte kopii každé zprávy k zápisu po jejím napsání.
   • Pokud kopie není k dispozici, poznamenejte si, kde je původní dokument uchován. Možná budete muset po schůzce požádat o tyto informace.
   • Pokud účastník místo čtení dokumentu učiní ústní zprávu, napište shrnutí svého prohlášení. Nezacházejte do podrobností a nereprodukujte slova mluvčího.

6. 
   

   
   Poznamenejte si provedené nebo přiřazené akce. To zahrnuje ověření provádění rozhodnutí z předchozího zasedání a provádění nových akcí. Byl někdo pověřen, aby napsal dopis? Napište jména zúčastněných lidí a akce, které jim byly přiřazeny.
   • V závislosti na stupni formality vašeho setkání může být mnoho z těchto akcí součástí návrhy, U méně formálních schůzek budete muset věnovat pozornost rozhodnutím, která nebyla jasně formulována.
   • Stručně uveďte důvody rozhodnutí, pokud existují.

7. 
   

   
   Zaznamenejte všechny procedurální a procedurální body. Kdykoli je vznesena námitka proti řízení, uvědomte si celou námitku a zásadu, na níž je založena, jakož i úplné rozhodnutí vydané předsedou.
   • Nezapomeňte uvést odkazy na kodex postupu, ať už použijete stanovy nebo protokol organizace.

8. 
   

   
   Vědět, kdy napsat shrnutí diskusí. Bude to nutné provést pouze na základě jasně stanovené žádosti. Oficiálně zpráva odráží to, co bylo skutečnost a ne to, co bylo řekl , Musíte však zvážit jedinečné požadavky vaší organizace.
   • Tím, že si poznámky, snažte se být objektivní, bez ohledu na okolnosti. Napište konkrétní body a ne pocity. Minimalizujte použití přídavných jmen a příslovek. Vaším cílem je napsat suchý, faktický a někdy i bez chuti dokument!
   • Shrnutí diskusí by nemělo být nominativní. Vyhýbejte se tak uvádění jmen řečníků v debatách. To je zvláště důležité, když během vzrušené debaty by bezohledný řečník mohl urazit citlivost některých.

9. 
   

   
   Ukončete na konci schůzky. Poznamenejte si čas, kdy je schůzka přerušena. Nezapomeňte si vyzvednout všechny kopie zpráv nebo připomenout lidem, aby vám je poslali.
   • Zkontrolujte své poznámky a ujistěte se, že je vše jasné a na nic jste nezapomněli. Toto je čas položit své otázky před odjezdem účastníků.

Část 3 Psaní zápisů

1. 
   

   
   Začněte psát co nejdříve. Nejlepší je popsat zápisy ihned po schůzce, pokud jsou události stále v paměti.

2. 
   

   
   Poznámky k schůzce můžete zadat pomocí počítače. Možná jste to již udělali, pokud jste si během relace vzali své poznámky na přenosný počítač. Uložte si poznámky a spusťte nový dokument. Můžete je porovnat s minutami umístěním vedle sebe.

3. 
   

   
   Prezentujte své poznámky jasně v odstavcích. Každý nový návrh, nové rozhodnutí nebo procedurální námitka by měly být projednány v samostatném odstavci. Během operace zkontrolujte, zda:
   • dodržovali jste pravidla pravopisu a gramatiky, i když v případě potřeby používáte korektor pravopisu,
   • použili jste stejný čas v celém e, ať už v minulosti nebo v současnosti, ale bez přepnutí z jednoho času na druhý ve stejném dokumentu,
   • jste objektivní, jinými slovy by se váš názor neměl nikdy objevit v zápisu, protože se pokoušíte vytvořit objektivní dokument, který je určen všem,
   • použili jste jednoduchou a přesnou slovní zásobu a vágní výrazy jste nahradili příslušnými slovy a vyhnuli se používání květinových výrazů,
   • zmínil jste se pouze o provedených akcích, nikoli o debatách, pokud jste nebyli požádáni o jejich zaznamenání, protože byste se měli soustředit na to, co bylo skutečnost a ne na tom, co bylo řekl,
   • stránky jste očíslovali pro přehlednost.

4. 
   

   
   Distribuujte kopii návrhu zápisu z jednání členům. Zašlete kopii každému členovi pomocí kontaktních údajů na časovém listu. Pokud nemáte kontaktní informace, měl by vám zprostředkovatel schůzky sdělit tyto informace.

5. 
   

   
   Nechte schválit zápis ze schůze. Můžete být požádáni, abyste si jej na následující schůzce přečetli nahlas a předložili jej ke schválení. Je-li návrh přijat, uvědomte si, že byl přijat zápis.
   • Pokud je zpráva před schválením změněna, proveďte změny a na konci dokumentu poznamenejte, že byla změněna, aniž by byly popsány provedené změny.
   • Pokud je návrh na změnu předložen po schválení zápisu, uveďte přesný obsah návrhu a rozhodnutí o jeho přijetí nebo zamítnutí.

Část 4 Použití šablon zápisů z jednání

1. 
   

   
   Navštivte web, který nabízí ukázkové zápisy z jednání. Tyto šablony vám ušetří čas a vyhnou se chybám.

2. 
   

   
   Udělejte si čas na kontrolu svých stránek. Použijte možnosti, které nabízí každý z nich, abyste našli model, který vám vyhovuje.
   • Pokud potřebujete konkrétní typ modelu, například aktuální nebo standardní model, proveďte průzkum a stáhněte vybraný model kliknutím na tlačítko „stáhnout“ nebo „použít šablonu“. Nezapomeňte ji uložit na snadno vyhledatelné místo, abyste ji neztratili.

3. 
   

   
   Otevřete soubor. Po dokončení stahování rozbalte soubor a otevřete jej v „Microsoft Word“ nebo „Excel“. Pro snadnost a kvalitu používejte nejnovější verzi aplikace Microsoft Word. Udržování aktuálnosti softwaru vám usnadní práci a umožní vám používat nové funkce.

4. 
   

   
   Do záhlaví přidejte logo společnosti a symbol autorských práv. Odstraňte vzorové logo ze šablony a přečtěte si podmínky používání webu ke stažení. Nechcete se ocitnout před právními problémy, že?

5. 
   

   
   Změňte název. V oblasti nadpisu zvýrazněte slova „název schůzky“ a zadejte skutečný název zápisu.

6. 
   

   
   Změna prezentace dokumentu (volitelné). Chcete-li zvýšit přitažlivost svého modelu, můžete změnit barvy nebo vybrat jiné téma. Je to jednoduché: najděte záložku "rozložení" a klikněte na sekci "barvy a motivy". Tímto způsobem můžete změnit vzhled svého modelu a dokonce si vybrat barvy, které odpovídají logu vaší společnosti.

7. 
   

   
   Zadejte titulky sekcí. Je třeba vyplnit několik polí. Možná budete potřebovat více polí nebo raději změnit e. Přizpůsobte je podle svých potřeb.

8. 
   

   
   Uložte šablonu do svého notebooku. Můžete jej tedy během relace použít k zápisu minut. Pokud budete pokračovat v používání „Microsoft Office“, bude to probíhat rychleji a snadněji a budete moci sledovat schůzku s větší organizací a přesností než dříve. Případně můžete šablonu vytisknout, abyste si mohli psát poznámky, ale ujistěte se, že máte dostatek místa pro psaní potřebných informací.

9. 
   

   
   Zkontrolujte svůj model. Gratulujeme! Váš model zprávy je dokončen. Vaše produktivita a přesnost by se měla exponenciálně zlepšit nyní, když máte model, který budete sledovat, který vám pomůže uspořádat vaše nápady. Stejně jako u každého projektu zkontrolujte podrobnosti svého modelu a identifikujte nepřesné nebo chybějící položky. Jakmile bude vše v pořádku, můžete jej použít na příštích schůzích.